Termene de plată în ofertă și contract

Ai terminat lucrarea, clientul este mulțumit, factura a plecat, dar banii intră peste trei săptămâni. Sau ai cumpărat materialele din banii firmei, ai plătit echipa, iar clientul spune că "plata se face la final". Sau o firmă locală îți cere termen de 30 de zile, dar tu ai furnizori care vor banii în 3 zile.

Termenul de plată nu este o formalitate la finalul ofertei. Este o piesă de preț. Dacă îl scrii prost, ajungi să finanțezi lucrarea clientului, să dai discount fără să-l numești discount sau să ai o factură corectă fiscal, dar slabă comercial.

Pentru o firmă mică, întrebarea nu este "ce termen se folosește pe piață?". Întrebarea este mai concretă: când ies banii din firmă, când intră banii înapoi, cine aprobă recepția și ce document pornește scadența?

Fluxul sănătos începe în ofertă, continuă în deviz, se fixează în contract, pornește echipa prin comandă de lucru, cere avansul prin factură proformă când e cazul și se închide cu proces-verbal de recepție și factură. Dacă termenul de plată apare doar pe factură, ai scris regula prea târziu.

Articolul continuă ghidurile despre factura care se plătește în 7 zile, factura proformă, factura fiscală și chitanța, avansul pentru materiale, actualizarea ofertelor recurente, mesajul de trimitere a ofertei, diferența dintre deviz, ofertă, comandă și contract și cele 12 clauze esențiale din contract. Aici alegem termenul: avans, plată la recepție, 7 zile, 14 zile, 30 de zile sau tranșe.

Termenul de plată este parte din preț

Două oferte de 10.000 lei nu sunt egale dacă una se plătește 50% avans și restul la recepție, iar cealaltă se plătește la 30 de zile după factură.

Prima îți protejează numerarul. A doua te obligă să finanțezi materiale, combustibil, salarii și TVA până intră banii. Dacă accepți termen lung fără să îl calculezi, ai dat clientului credit din firma ta.

Uită-te la termenul de plată ca la patru costuri:

De aceea, un termen bun nu este cel mai scurt pe care îl poți impune. Este cel care se potrivește riscului lucrării și persoanei care aprobă plata.

Matrice simplă pentru alegerea termenului

Pentru firme mici de servicii, o regulă practică arată așa:

Nu copia termenul de plată din alt domeniu. Un service auto, o firmă de curățenie, un electrician, un instalator și o echipă de renovări au fluxuri diferite.

Pentru construcții și renovări, folosește documente care leagă plata de etapă: oferta de construcții, devizul de construcții, contractul de construcții, procesul-verbal de recepție construcții, oferta de renovări, devizul de renovări, contractul de renovări și procesul-verbal de recepție pentru renovări. Pentru servicii tehnice, același principiu intră în devizul electric, devizul sanitar, devizul HVAC, raportul service HVAC, devizul service auto și comanda de reparație auto.

Când merge plata în 7 zile

Termenul de 7 zile merge bine când lucrarea este scurtă, clientul poate verifica repede și tu nu vrei să transformi factura într-un credit gratuit.

Exemple:

• intervenție sanitară finalizată și probată;
• reparație electrică cu raport și poze;
• curățenie punctuală predată cu proces-verbal;
• service HVAC cu raport de service;
• lucrare mică pentru firmă locală;
• tranșă finală după recepție.

Formulare bună:

Plata restului de preț se face în termen de 7 zile calendaristice de la data emiterii facturii, după semnarea procesului-verbal de recepție sau confirmarea raportului de intervenție.

Formulare mai bună când vrei dată fixă:

Factura finală se emite după recepție. Scadența este de 7 zile calendaristice de la data facturii, dar nu mai târziu de data înscrisă explicit pe factură.

Nu lăsa "7 zile" singur. Spune de la ce curge: emiterea facturii, recepția, confirmarea raportului, predarea mașinii, finalizarea etapei sau aprobarea situației de lucrări.

Dacă vrei să crești șansa de încasare, factura nu trebuie să plece singură. Trimite-o cu documentul care dovedește că plata e scadentă. Ghidul despre factura care se plătește în 7 zile intră în mesaj, scadență, IBAN și actele atașate.

Când are sens termenul de 30 de zile

Termenul de 30 de zile nu este rău. Este rău când îl accepți fără să știi de ce.

Are sens când:

• clientul este firmă și are circuit intern de aprobare;
• serviciul este recurent și factura intră în buget lunar;
• lucrarea are valoare mică față de relația comercială;
• marja acoperă costul de finanțare;
• ai istoric bun de plată cu acel client;
• ai contract clar, recepție clară și penalități clare.

Nu are sens când:

• cumperi materiale scumpe înainte;
• ai echipă plătită imediat;
• lucrezi pentru un client nou fără istoric;
• factura finală depinde de recepție neclară;
• lucrarea are marjă mică;
• clientul a început deja să amâne deciziile.

În relațiile dintre profesioniști, Legea 72/2013 este reperul românesc pentru întârzieri la plata sumelor din contracte comerciale. Legea se aplică între profesioniști și între profesioniști și autorități contractante, nu contractelor dintre profesioniști și consumatori. Dacă termenul nu a fost prevăzut în contract, dobânda penalizatoare curge, în esență, după 30 de zile de la factură, primirea bunurilor, prestarea serviciilor sau recepție, după situație.

Traducerea pentru tine: legea te poate ajuta după întârziere, dar nu îți ține loc de ofertă clară. Scrie termenul în actele tale.

Ce spune Legea 72/2013 pe scurt

Pentru firme mici, contează câteva idei practice:

Legea 72/2013 transpune Directiva 2011/7/UE, care are aceeași logică de fond: plățile întârziate în tranzacțiile comerciale apasă mai ales pe firme mici.

Nu transforma articolul de lege într-o amenințare trimisă clientului la prima zi de întârziere. Folosește-l ca disciplină internă: contractele B2B trebuie să aibă termen de plată, recepție, penalități și procedură de notificare.

Ce faci cu persoanele fizice

Cu persoanele fizice, discuția este diferită. Nu te bazezi pe Legea 72/2013. Te bazezi pe ofertă, contract, informare clară și documente pe care clientul le poate înțelege.

În relația cu consumatorii, OUG 34/2014 contează pentru informarea precontractuală: preț total sau mod de calcul, costuri suplimentare, modalități de plată, executare și alte condiții relevante. Pentru contractele la distanță sau în afara spațiilor comerciale, atenția la aceste informații devine și mai importantă. Legea 193/2000 cere clauze clare și fără echivoc în contractele dintre profesioniști și consumatori și interzice clauzele abuzive.

În practică, la persoane fizice scrie simplu:

Preț total lucrare: ___ lei.
Avans pentru materiale și programare: ___ lei, scadent înainte de comandarea materialelor.
Rest de plată: ___ lei, scadent la recepția lucrării, după probă și semnarea procesului-verbal.
Lucrările suplimentare se execută doar după acceptarea prețului suplimentar în scris.

Nu scrie:

Clientul plătește când solicită executantul.

Nu scrie:

Executantul poate modifica oricând termenele și sumele.

Clauzele de plată trebuie să fie ușor de explicat la masă, nu doar de citit de un jurist.

Avans de 50%: când e normal și când sperie clientul

Avansul de 50% este normal în unele lucrări și exagerat în altele.

Are sens când:

• materialele principale se cumpără înainte;
• echipamentul se comandă special;
• furnizorul cere plată rapidă;
• lucrarea blochează echipa mai multe zile;
• există risc de anulare după aprovizionare;
• clientul cere termen foarte scurt.

Sperie clientul când:

• nu spui ce acoperă;
• nu există deviz pe articole;
• nu spui când începe lucrarea;
• nu spui ce se întâmplă dacă materialele nu se potrivesc;
• nu ai contract sau acceptare scrisă;
• pare doar o garanție pentru tine, fără beneficiu pentru client.

Formulare slabă:

Avans 50% la semnare, restul la final.

Formulare mai bună:

Avansul de 50% acoperă materialele principale, transportul și rezervarea echipei pentru perioada ___-___. După încasarea avansului, executantul comandă materialele enumerate în deviz. Restul de 50% se plătește astfel: ___% la finalizarea etapei ___ și ___% la recepția lucrării.

Dacă vrei să arăți bine în fața clientului, nu cere "jumătate". Cere costul real de pornire. Uneori va fi 35%. Alteori 70% pentru echipament. Ghidul despre cum ceri avans pentru materiale arată cum îl descompui fără să pară o cerere de încredere pe nevăzute.

Plata pe etape este mai bună decât o scadență mare

La lucrări mai lungi, termenul "30 zile de la factura finală" pune prea mult risc în final. Tu lucrezi, cumperi materiale, plătești oameni, iar clientul plătește după ce totul este gata.

Mai sănătos:

Exemplu pentru renovare:

Plata se face în patru tranșe:
1. 35% avans pentru materiale, protecții, transport și programare;
2. 25% la finalizarea demolărilor și pregătirii suportului, pe bază de raport și poze;
3. 25% la finalizarea montajelor și finisajelor principale;
4. 15% la recepția lucrării, scadent în 3 zile calendaristice de la semnarea procesului-verbal.

Pentru asociații de proprietari, adaptează la realitatea aprobărilor. Ghidul despre devize pentru lucrări la asociații de proprietari explică de ce trebuie să știi dinainte cine aprobă, ce fond plătește, cine semnează recepția și dacă plata se face pe tranșe.

Nu lega plata doar de factură

Factura este importantă, dar plata se blochează des din motive comerciale, nu fiscale.

Clientul întreabă:

• cine a acceptat lucrarea?
• ce s-a executat efectiv?
• ce rămâne de remediat?
• unde sunt pozele?
• ce materiale s-au pus?
• de ce suma diferă de deviz?
• cine semnează recepția?

Dacă răspunsurile nu sunt în dosar, factura stă.

Scrie în ofertă și contract:

Scadența plății finale curge de la data îndeplinirii cumulative a următoarelor condiții: finalizarea lucrărilor contractate, transmiterea facturii, semnarea procesului-verbal de recepție fără observații majore sau acceptarea scrisă a raportului de intervenție.

Pentru lucrări rapide, poți simplifica:

Plata se face la finalul intervenției, după probă și confirmarea funcționării de către beneficiar.

Pentru lucrări recurente:

Abonamentul lunar se facturează în prima zi lucrătoare a lunii și se plătește până la data de ___ a aceleiași luni. Intervențiile suplimentare aprobate separat se facturează distinct, cu scadență de ___ zile.

La servicii recurente, leagă termenul de plată de contractul de facility management, oferta de facility management, oferta de curățenie sau devizul de curățenie, după caz.

Penalitățile nu repară un client prost ales

Penalitatea de întârziere este utilă, dar nu este strategie de încasare.

Pentru B2B, Legea 72/2013 și OG 13/2011 contează când intri în dobândă penalizatoare. Codul civil, la art. 1535, tratează daunele moratorii în cazul obligațiilor bănești. Dar într-o firmă mică, cel mai important este să nu ajungi să finanțezi constant întârzieri pe care le puteai preveni.

Clauză utilă:

Pentru sumele neachitate la scadență, beneficiarul datorează dobândă sau penalitate de întârziere de ___% pe zi/lună, calculată de la data scadenței până la plata integrală, în limitele legii. Aplicarea penalității nu limitează dreptul executantului de a suspenda lucrările sau serviciile viitoare, după notificare, pentru sume restante.

Nu folosi penalități disproporționate ca sperietoare, mai ales în relația cu consumatori. O clauză agresivă poate să îți strice contractul mai mult decât te ajută. Scrie penalitatea rezonabil, explică termenul și pune procedură de notificare.

Suspendarea lucrării pentru neplată trebuie scrisă înainte

Pentru lucrări pe etape, ai nevoie de o regulă de oprire.

Fără regulă, ajungi aici:

• clientul întârzie tranșa;
• echipa e programată;
• materialele sunt pe șantier;
• tu continui ca să nu pierzi ritmul;
• clientul plătește și mai târziu, pentru că lucrarea merge oricum.

Scrie așa:

În cazul neplății unei tranșe la termenul stabilit, executantul poate suspenda lucrările după notificarea beneficiarului și acordarea unui termen de remediere de ___ zile lucrătoare. Termenul de execuție se prelungește corespunzător perioadei de suspendare, iar costurile suplimentare cauzate de suspendare se discută și se aprobă înainte de reluare.

La consumatori, fii atent la echilibru și claritate. La B2B, fii atent să nu accepți condiții de tip "plătim când încasăm de la altcineva" fără limită, mai ales dacă lucrezi cu antreprenori generali mici. O clauză de plată condiționată poate transforma firma ta în finanțatorul lanțului.

Ce scrii efectiv în ofertă

În ofertă, pune termenul lângă preț. Nu îl ascunde la final.

Bloc minim:

Preț total: ___ lei.
Avans: ___ lei, scadent la acceptarea ofertei, pentru materiale și programarea lucrării.
Tranșă intermediară: ___ lei, scadentă la finalizarea etapei ___.
Rest de plată: ___ lei, scadent la recepția lucrării, în termen de ___ zile calendaristice de la factura finală.
Lucrările suplimentare se cotează separat și se execută numai după acceptare scrisă.

Pentru intervenții:

Plata se face la finalul intervenției, după transmiterea raportului de service și confirmarea funcționării. Piesele comandate special se achită în avans înainte de comandă.

Pentru mentenanță:

Abonamentul se facturează lunar și se plătește până la data de ___ a lunii. Piesele, consumabilele speciale și intervențiile în afara programului se aprobă separat și au scadență de ___ zile de la facturare.

Pentru firme mici:

Factura se emite după recepția lucrării sau după acceptarea raportului de intervenție. Plata se face în termen de 7 zile calendaristice de la data facturii. Pentru întârzieri se aplică dobânda/penalitatea prevăzută în contract.

Ce scrii în contract

Contractul trebuie să confirme ce ai promis în ofertă.

Clauză completă:

Prețul, avansurile, tranșele și termenele de plată sunt cele indicate în ofertă/deviz, care face parte integrantă din contract.

Avansul se achită înainte de comandarea materialelor și/sau rezervarea perioadei de execuție. Tranșele intermediare devin scadente la finalizarea etapelor descrise în deviz, pe baza raportului de lucrări, situației de lucrări, pozelor sau confirmării beneficiarului, după caz.

Factura finală se emite după recepția lucrării sau acceptarea raportului de intervenție. Restul de plată este scadent în termen de ___ zile calendaristice de la data facturii, cu condiția transmiterii documentelor de recepție/raportare agreate.

Neplata la scadență dă dreptul executantului să solicite dobândă/penalități în limitele legii și, dacă este prevăzut în contract, să suspende lucrările sau serviciile viitoare după notificare scrisă.

Nu pune în contract alt termen decât în ofertă. Dacă oferta spune 7 zile și contractul spune 30, clientul va alege ce îi convine. Dacă proforma spune avans de 50%, iar oferta nu a menționat avansul, discuția începe prost.

Greșeli frecvente

O ofertă bună nu este mai dură. Este mai clară. Clientul știe ce plătește, când plătește și ce primește pentru fiecare tranșă.

Model rapid de politică de plată

Pentru o firmă mică, poți porni de aici:

După trei luni, verifică realitatea:

• câte facturi s-au plătit la timp?
• câte au depășit 7 zile?
• câte au depășit 30 zile?
• ce clienți au cerut clarificări?
• ce document lipsea când plata s-a blocat?
• ce termen îți afectează cel mai mult numerarul?

Apoi ajustezi politica. Nu trebuie să ai aceeași regulă pentru toți clienții.

Surse

• Legea nr. 72/2013 privind măsurile pentru combaterea întârzierii în executarea obligațiilor de plată, pentru domeniul de aplicare B2B, excluderea contractelor cu consumatori, termenele de 30/60 zile, dobânda penalizatoare, daunele minimale de 40 euro și clauzele/practicile abuzive
• Directiva 2011/7/UE privind combaterea întârzierii în efectuarea plăților în tranzacțiile comerciale, pentru cadrul european privind întârzierile la plată în tranzacții comerciale și protecția întreprinderilor, inclusiv IMM-uri
• OG nr. 13/2011 privind dobânda legală remuneratorie și penalizatoare pentru obligații bănești, pentru definițiile dobânzii remuneratorii și penalizatoare și dobânda legală aplicabilă când părțile nu au stabilit alt nivel
• Codul civil, Legea nr. 287/2009 republicată, în special art. 1270 privind forța obligatorie a contractului și art. 1535 privind daunele moratorii în cazul obligațiilor bănești
• OUG nr. 34/2014 privind drepturile consumatorilor, pentru definițiile contractelor de prestări servicii, contractelor la distanță / în afara spațiilor comerciale și obligațiile de informare relevante pentru preț și costuri
• Legea nr. 193/2000 privind clauzele abuzive din contractele încheiate între profesioniști și consumatori, pentru cerința ca termenii contractuali folosiți cu consumatori să fie clari, fără echivoc și neabuzivi