Factură proformă, factură fiscală sau chitanță

Clientul îți spune: "Trimite-mi o factură ca să fac plata." Tu vrei doar să ceri avansul pentru materiale, nu ai încasat încă nimic și lucrarea nici nu a început. Alt client plătește numerar după o intervenție scurtă și întreabă dacă îi dai chitanță sau factură. La o firmă locală, contabilitatea blochează plata pentru că factura proformă a fost tratată ca factură fiscală. La o asociație, administratorul are chitanță, dar nu găsește documentul care arată ce lucrare s-a executat.

Aici apar multe blocaje mici, dar scumpe. Nu pentru că documentele sunt complicate, ci pentru că sunt folosite unul în locul altuia.

Regula de bază este simplă:

Nu le pune pe toate în același sertar. Un flux sănătos începe cu oferta, se sprijină pe deviz, se fixează în contract, poate cere avans prin factură proformă, pornește execuția cu comandă de lucru și se închide cu proces-verbal de recepție și factură fiscală. Când sari peste pași, factura proformă ajunge să țină loc de contract, factura fiscală ajunge să țină loc de recepție, iar chitanța ajunge să fie singura dovadă că s-a întâmplat ceva.

Articolul acesta continuă ghidurile despre cum trimiți factura ca să încasezi mai repede, RO e-Factura pentru avansuri, stornări și corecții, RO e-Factura B2B, avansul pentru materiale și diferența dintre deviz, ofertă, comandă și contract. Aici punem ordine în documentele de plată.

Factura proformă nu este factură fiscală

Factura proformă este utilă când vrei să ceri bani înainte să emiți factura fiscală potrivită. Pentru o firmă mică de servicii, apare cel mai des în trei situații:

• ceri avans pentru materiale;
• rezervi echipa sau intervalul de execuție;
• trimiți clientului datele de plată înainte ca operațiunea fiscală să fie închisă.

O factură proformă bună nu spune doar "avans". Ea spune pentru ce se cere suma.

Exemplu:

Proformă PF-2026-044
Avans 40% pentru materiale și programarea lucrării "renovare baie",
conform devizului DV-2026-031 și ofertei OF-2026-029.
După confirmarea plății, se comandă materialele și se blochează
intervalul de execuție 03-07.06.2026.

Ce face textul acesta:

• leagă banii de un deviz și de o ofertă acceptată;
• spune ce se întâmplă după plată;
• nu promite că factura proformă este factura fiscală;
• îi dă clientului detalii clare pentru ordinul de plată.

Ce nu face factura proformă: nu ține loc de factură fiscală, nu este documentul final al serviciului prestat și nu dovedește singură că banii au intrat. Dacă primești plata în baza ei, ai nevoie de continuarea potrivită: factură fiscală de avans, factură finală, chitanță, bon fiscal sau document bancar, după situație și după ce stabilește contabilul tău.

Pe factura proformă, pune mereu:

Formulare slabă:

Avans lucrare: 6.000 lei.

Formulare mai bună:

Avans 40% pentru materiale și mobilizare lucrare instalație sanitară,
conform deviz DV-2026-018. Factura fiscală de avans se emite după
încasare, conform fluxului contabil aplicabil.

Nu scrii așa ca să pari juridic. Scrii ca peste două săptămâni să nu întrebe nimeni de ce a plătit 6.000 lei și ce trebuia să primească pentru ei.

Când emiți factura fiscală

Factura fiscală intră în altă categorie. Este documentul fiscal care arată livrarea, prestarea sau avansul, după caz. Codul fiscal tratează elementele facturii la art. 319: număr, dată, părți, descriere, bază, TVA unde se aplică și celelalte informații obligatorii.

Pentru o firmă de servicii pe teren, factura apare de obicei în patru momente:

Nu trata factura ca pe o cerere vagă de bani. Dacă factura este pentru avans, spune că este avans. Dacă este pentru lucrare finală, leag-o de recepție. Dacă este pentru abonament, spune perioada și contractul.

Exemplu pentru avans:

Factură de avans 40% pentru materiale și programare lucrare renovare baie,
conform deviz DV-2026-031 și contract CT-2026-014.

Exemplu pentru final:

Lucrări instalație sanitară baie conform deviz DV-2026-031,
contract CT-2026-014 și proces-verbal de recepție PV-2026-019.
Regularizare avans facturat anterior prin FAV-2026-008.

Pentru lucrări de construcții sau renovări, factura finală stă mai bine când este legată de procesul-verbal de recepție de construcții, contractul de renovări, devizul de renovări și documentele de etapă. Pentru intervenții de service, se poate lega de raportul HVAC, comanda de reparație auto sau devizul service auto. Pentru mentenanță, o legi de contractul de facility management și de raportul perioadei.

Factura nu trebuie să explice singură toată lucrarea. Dar trebuie să indice documentele care o explică.

Factura proformă cere plata. Factura fiscală pune operațiunea în evidență

Confuzia cea mai frecventă apare la avans.

Un flux curat arată așa:

Am detaliat separat partea fiscală în ghidul despre avansuri, stornări și corecții în RO e-Factura. Aici ideea practică este mai scurtă: factura proformă este începutul conversației de plată, nu finalul ei.

Dacă ai încasat în baza facturii proforme și la final emiți o factură pentru toată lucrarea fără să arăți avansul, clientul vede două sume care par separate. Dacă ai emis factură de avans, dar factura finală nu o regularizează sau nu o menționează, contabilitatea va întreba. Dacă ai primit numerar și ai doar o notă în agendă, nu ai dovadă ordonată a încasării.

Pentru lucrări mici, pune aceeași referință peste tot:

Lucrare: L-2026-044
Ofertă: OF-2026-044
Deviz: DV-2026-044
Proformă avans: PF-2026-044
Factură avans: FAV-2026-044
Comandă de lucru: CL-2026-044
Recepție: PV-2026-044
Factură finală: F-2026-044

Nu trebuie să fie exact această numerotare. Trebuie să existe firul. Când clientul, contabilul sau administratorul întreabă "pentru ce este suma?", răspunsul vine din acte, nu din memorie.

Chitanța dovedește încasarea numerarului, nu lucrarea

Chitanța este dovada încasării în numerar. Dacă un client plătește numerar, chitanța poate fi documentul prin care dovedești că ai primit banii, în limitele și condițiile aplicabile.

Dar chitanța nu rezolvă trei lucruri:

• nu descrie complet lucrarea;
• nu înlocuiește factura când factura este obligatorie;
• nu înlocuiește recepția sau raportul de intervenție.

Exemplu prost:

Chitanță: 2.500 lei - reparații.

După o lună, nu mai știi dacă suma era avans, plată finală, materiale, manoperă, diagnostic sau rest de plată.

Exemplu mai bun:

Chitanță CH-2026-017
Încasat numerar 2.500 lei reprezentând rest de plată pentru lucrarea
"înlocuire traseu alimentare apă baie", conform deviz DV-2026-031,
factură F-2026-052 și proces-verbal PV-2026-019.

Observă ordinea. Chitanța nu poartă singură lucrarea. Ea se leagă de factură și recepție.

Pentru firme mici, regula practică este:

Numerar primit -> dovadă de încasare.
Lucrare executată -> document de lucrare.
Facturare obligatorie -> factură.

Nu transforma chitanța într-un rezumat al întregului dosar. Folosește comanda de lucru, raportul sau procesul-verbal de recepție pentru partea tehnică. Folosește factura pentru partea fiscală. Folosește chitanța pentru numerar.

Plata prin bancă sau card nu este chitanță

Dacă plata intră prin ordin de plată sau transfer bancar, dovada încasării nu este chitanța clasică de numerar. Ai extras de cont, confirmare de plată sau documentul bancar relevant.

La card, regula practică este aceeași: nu scrii chitanță de numerar pentru o plată care nu a fost numerar. Verifici cu contabilul cum se înregistrează tranzacția, raportul procesatorului și, dacă operațiunea intră în regimul aparatelor de marcat, ce se întâmplă cu bonul fiscal. OUG 28/1999 are reguli speciale pentru plățile cu cardul, inclusiv situații în care bonul nu trebuie imprimat și înmânat, iar extrasul de cont poate conta ca probă a achiziției pentru client. Asta nu transformă plata cu cardul în chitanță.

Asta nu înseamnă că scapi de factură sau de documentele lucrării. Înseamnă doar că dovada banilor are altă formă.

Pentru un transfer bancar, mesajul către client poate fi simplu:

Vă rog să achitați suma de 4.760 lei în contul RO__ ____,
cu detalii de plată "F-2026-118". Factura se referă la lucrarea
recepționată prin PV-2026-018.

Pentru o factură proformă de avans:

Detalii plată recomandate: PF-2026-044 / avans materiale baie.
După confirmarea încasării, transmitem factura fiscală de avans,
conform fluxului contabil aplicabil.

Nu cere clientului să scrie "renovare" sau "avans" fără număr. Detaliile de plată trebuie să lege banca de dosarul lucrării.

Bon fiscal sau chitanță?

Pentru relația cu persoane fizice, poate apărea și bonul fiscal. Aici nu decide din auzite. OUG 28/1999 stabilește regula aparatelor de marcat electronice fiscale, include reguli speciale pentru încasări cu cardul și are excepții relevante pentru anumite servicii la domiciliul clientului sau lucrări de construcții, reparații, amenajări și întreținere de locuințe. Pentru anumite activități exceptate de la casa de marcat, dacă încasezi numerar și nu folosești aparat de marcat, legea cere chitanță. Excepția de la bon fiscal nu înseamnă "fără document".

Situația exactă depinde de activitatea ta, locul prestării, forma de organizare, modul de încasare și regulile curente.

Pentru un patron de firmă mică, decizia practică nu este "îmi place mai mult chitanța". Decizia începe cu întrebări concrete:

Nu folosi articolul acesta ca să stabilești dacă ai nevoie de casă de marcat. Stabilește fluxul cu contabilul. Dar ține minte partea documentară: bonul fiscal, chitanța, extrasul sau raportul de card arată încasarea; factura și documentele lucrării arată ce s-a vândut, prestat, acceptat și predat.

Numerarul are plafoane și nu se fragmentează ca să pară legal

Încasările în numerar sunt comode pe teren, dar au reguli proprii.

Legea 70/2015 stabilește disciplina operațiunilor de încasări și plăți în numerar. Pentru firme, PFA-uri și alte entități din sfera legii, încasările și plățile se fac prin instrumente fără numerar, cu excepțiile și plafoanele prevăzute de lege. În forma consolidată consultată pentru publicare, legea tratează, între altele, plafonul zilnic de 5.000 lei de la aceeași persoană pentru anumite încasări între entitățile vizate și interzice atât fragmentarea încasărilor, cât și fragmentarea facturilor pentru livrări sau prestări care depășesc plafonul. Pentru încasările de la persoane fizice, există reguli distincte, cu plafon zilnic de 10.000 lei în situațiile vizate de lege și aceeași idee de bază: nu spargi o tranzacție ca să încapă artificial în numerar.

Tradus în firmă mică:

• nu rupe o factură mare în bucăți doar ca să încasezi numerar;
• nu încasa azi 5.000 lei și mâine 5.000 lei pentru aceeași factură fără să verifici regula;
• nu amesteca avansul, restul și materiale separate doar ca să pară operațiuni diferite;
• nu lăsa echipa să ia bani în numerar fără documentul potrivit;
• nu transforma "lasă că notez eu" în procedură de firmă.

Pentru lucrări de renovări, construcții sau instalații, sumele pot să sară repede peste plafoanele obișnuite. Aici factura proformă urmată de plata bancară este de obicei mai curată decât numerarul primit la final de zi. Dacă tot primești numerar, fă-o cu documente clare și în limitele aplicabile.

Ce document trimiți în fiecare situație

Pentru o firmă mică, decizia se poate reduce la această hartă:

În practică, documentul care lipsește cel mai des nu este factura. Este documentul care explică factura: raportul zilnic de pe teren, comanda de lucru închisă, pozele, recepția sau acceptarea lucrării suplimentare.

Factura spune "de plată". Dosarul spune "de ce".

Exemple pe meserii

Pentru renovări:

OF-2026-031 -> DV-2026-031 -> CT-2026-014 -> PF-2026-031
-> FAV-2026-008 -> CL-2026-031 -> PV-2026-019 -> F-2026-052

Clientul plătește avans pentru materiale, primește factura fiscală de avans, lucrarea se execută pe comandă de renovări, iar la final primește proces-verbal de recepție pentru renovări și factura finală.

Pentru instalații electrice:

Raport verificare -> deviz electric -> acceptare -> factură proformă pentru materiale
-> comandă de lucru -> buletin/raport unde este cazul -> factură.

Nu factura trebuie să explice traseele, probele și neconformitățile. Asta stă în raportul de inspecție electrică, comanda electrică și documentele tehnice.

Pentru service auto:

Fișă intrare -> comandă-deviz -> acceptare piese -> avans / plată
-> lucrare -> deviz final / factură -> dovadă plată.

Clientul nu trebuie să plătească "piese" fără să fie clar ce piesă, ce cod, ce lucrare și ce garanție. Asta se ține în comanda-deviz service auto, nu într-o chitanță scurtă.

Pentru curățenie sau facility management:

Contract -> comandă/raport perioadă -> factură lunară -> dovadă plată.

Aici factura fără raport lunar creează discuții: ce intrări au fost făcute, ce spații, ce zile, ce observații. Un deviz de curățenie sau un contract de mentenanță ajută doar dacă factura păstrează aceeași structură.

Ce scrii pe factura proformă ca să nu se blocheze plata

Factura proformă trebuie să fie scurtă, dar completă.

Include:

• seria și numărul;
• data;
• datele firmei tale;
• datele clientului;
• lucrarea și adresa;
• documentul de bază: ofertă, deviz sau contract;
• suma cerută;
• ce acoperă suma;
• termenul de plată;
• contul bancar;
• detalii de plată recomandate;
• ce document fiscal urmează după încasare.

Formulare utilă:

Prezenta factură proformă este emisă pentru solicitarea avansului aferent
lucrării indicate mai sus. Când situația cere factură de avans, aceasta
se emite după confirmarea încasării, în termenul fiscal aplicabil.

Nu scrie doar "nu ține loc de factură fiscală" și atât. Clientul nu are nevoie de mister. Are nevoie să știe dacă plătește, ce primește după plată și cum se leagă suma de lucrare.

Ce scrii pe chitanță

Chitanța trebuie să fie precisă. Pentru încasări în numerar, notează cel puțin:

Exemplu:

Încasat numerar 1.200 lei reprezentând avans pentru diagnostic și
materiale intervenție HVAC, conform facturii proforme PF-2026-023 și raportului
de constatare RC-2026-011.

Sau:

Încasat numerar 3.000 lei reprezentând rest de plată pentru factura
F-2026-084, aferentă lucrării recepționate prin PV-2026-027.

Nu lăsa chitanța cu textul "contravaloare servicii". Poate fi corect formal în anumite situații, dar slab pentru tine. Dacă apare o dispută, vrei să vezi imediat ce plată era.

Greșeli care costă bani

Cele mai frecvente greșeli nu sunt spectaculoase:

Pentru o firmă mică, soluția nu este să faci dosare groase. Soluția este să nu amesteci rolurile documentelor.

Regula de lucru pentru echipă

Dacă ai oameni pe teren, regula trebuie să fie simplă. Nu le cere să decidă ei regimul contabil al firmei la ușa clientului.

O procedură scurtă:

1. Nu se încasează numerar fără acordul biroului sau fără procedura stabilită.
2. Orice sumă primită se leagă de număr de lucrare, factură proformă, factură fiscală sau comandă.
3. Dacă clientul cere factură, informația merge imediat la birou.
4. Dacă plata este avans, echipa nu promite data de începere fără confirmarea biroului.
5. Dacă plata este finală, trebuie să existe recepție, raport sau comandă închisă.
6. Dacă apare lucrare suplimentară, nu se încasează "pe loc" fără deviz sau acceptare clară.

Pentru lucrări pe mai multe zile, raportul zilnic de pe teren ajută și la bani: arată ce s-a făcut, ce materiale s-au folosit, ce a aprobat clientul și ce poate fi facturat pe etapă. Dacă echipa notează corect, biroul facturează mai curat.

Model de flux pe care îl poți copia

Pentru o lucrare cu avans și rest de plată:

1. Trimit ofertă + deviz.
2. Clientul acceptă în scris.
3. Trimit contract sau condiții comerciale acceptate.
4. Trimit factură proformă pentru avans.
5. Clientul plătește.
6. Emit factura fiscală de avans, când se impune.
7. Pornez comanda de lucru.
8. Documentez execuția cu raport/poze.
9. La final, semnez recepția.
10. Emit factura finală, cu regularizarea avansului.
11. Încasez restul prin bancă sau numerar documentat corect.
12. Arhivez dosarul lucrării.

Pentru o intervenție scurtă fără avans:

1. Confirm tariful minim / diagnosticul.
2. Completez comanda de lucru sau raportul de intervenție.
3. Clientul acceptă lucrarea executată.
4. Emit factura sau documentul fiscal potrivit.
5. Încasez și atașez dovada plății.

Pentru diagnostic plătit:

1. Trimit condițiile: deplasare, diagnostic, tarif orar, plafon.
2. Încasez avans sau taxă de diagnostic pe baza facturii proforme sau a documentului fiscal potrivit.
3. Emit raport de constatare.
4. Dacă lucrarea continuă, trimit deviz separat.

Acest flux se leagă bine de ghidul despre tariful minim de intervenție: deplasarea, prima oră și diagnosticul trebuie să apară ca servicii clare, nu ca bani luați "pentru drum".

Checklist înainte să ceri sau să încasezi bani

Înainte să trimiți factura proformă, factura fiscală sau să primești numerar, verifică:

• există o ofertă, un deviz, un contract sau o comandă acceptată;
• documentul spune dacă suma este avans, etapă, rest sau final;
• clientul, CUI-ul și adresa sunt corecte;
• suma se leagă de numărul lucrării;
• termenul de plată este clar;
• plata în numerar respectă plafoanele și procedura contabilă;
• dacă se emite chitanță, ea indică documentul de bază;
• dacă se emite factură, ea are descriere clară și referințe;
• dacă intră în RO e-Factura, factura se transmite prin fluxul corect;
• dacă plata este prin bancă sau card, dovada plății se atașează la documentul corect;
• dacă există avans, factura finală va arăta regularizarea.

Documentele bune nu îți fac contabilitatea în locul contabilului. Dar opresc haosul din firmă. Factura proformă cere plata. Factura fiscală pune operațiunea în evidența fiscală. Chitanța dovedește numerarul. Bonul fiscal ține de regimul casei de marcat. Extrasul de cont, confirmarea bancară sau raportul de card dovedesc plata fără numerar. Dosarul lucrării explică de ce banii erau datorați.

Dacă le ții separate, încasarea nu mai depinde de "știți dumneavoastră, am vorbit la telefon".

Surse

• Codul fiscal, Legea nr. 227/2015, în special art. 319 privind facturarea și elementele facturii
• Normele generale de întocmire și utilizare a documentelor financiar-contabile, aprobate prin Ordinul MFP nr. 2.634/2015, pentru documente justificative, elementele lor principale, factura ca document justificativ și documentele de plată precum chitanța sau extrasul de cont
• Legea nr. 70/2015 privind disciplina operațiunilor de încasări și plăți în numerar, pentru plafoane, interdicția fragmentării încasărilor/plăților și regulile numerarului
• OUG nr. 28/1999 privind aparatele de marcat electronice fiscale, pentru regimul bonului fiscal, casele de marcat, regulile pentru încasări cu cardul, excepțiile relevante pentru unele servicii sau lucrări la domiciliu/locuințe și obligația de chitanță când activitățile exceptate încasează numerar fără aparat de marcat
• OUG nr. 120/2021 privind RO e-Factura, pentru cadrul sistemului național de facturare electronică
• ANAF, pagina oficială e-Factura, pentru ghidurile și clarificările publicate despre sistemul RO e-Factura

---

Acest articol are caracter general informativ și nu constituie consultanță juridică, fiscală sau contabilă. Verifică situațiile concrete cu avocatul, expertul contabil sau consultantul fiscal înainte de a acționa.