Proces-verbal pentru piese vechi și retururi auto

Mașina este reparată, factura este gata și clientul vine să o ridice. Pe tejghea se află o cutie cu piesa nouă rămasă, sub banc este alternatorul vechi, iar într-un colț sunt două filtre și un recipient cu lichid scos din instalație.

Clientul întreabă:

Unde sunt piesele mele vechi?
De ce apare pe factură piesa pe care nu ați montat-o?
Și pentru alternatorul vechi nu primesc nimic?

Recepționerul știe că piesa nouă a fost comandată greșit și urmează să fie returnată furnizorului. Alternatorul a venit în regim de schimb, cu o reducere condiționată de predarea piesei vechi. Filtrele și lichidul sunt deșeuri din întreținere. Nimic din toate acestea nu apare însă în comandă sau într-un document de predare.

Problema nu este doar că lipsesc niște semnături. Patru trasee complet diferite au fost tratate ca o singură cutie numită „piese”:

• piesă veche care poate fi predată clientului;
• piesă veche cerută la schimb de furnizor;
• piesă nouă nefolosită care revine în stoc ori pleacă în retur;
• material devenit deșeu, care trebuie gestionat prin circuitul potrivit.

Procesul-verbal pentru piese vechi, piese nefolosite și retururi acoperă această lipsă. El spune ce a intrat, ce s-a montat, ce a rămas, cui aparține fiecare reper potrivit acordului și ce document continuă traseul.

În Documentorium, identifică piesele aprobate și piesele furnizate de client în comanda de reparație, iar codurile, cantitățile, manopera și efectul financiar în devizul de service. La predarea mașinii, folosește Proces-verbal / Raport de inspecție pentru a consemna ce piesă se restituie, ce piesă pleacă la schimb ori în garanție și ce material intră în circuitul deșeurilor. Pentru denumirea clară a pieselor, vezi și ghidul despre piese originale, aftermarket și recondiționate.

Nu toate piesele rămase au același statut

Înainte să completezi procesul-verbal, separă categoriile:

Dacă procesul-verbal are doar două coloane, „predat” și „primit”, ascunde exact diferențele care produc reclamații.

Ce rezolvă documentul

Un proces-verbal bun răspunde clar la următoarele întrebări:

1. Ce piesă era planificată în deviz și ce piesă s-a montat efectiv?
2. Ce piesă a fost demontată de pe vehicul?
3. Este piesa demontată un bun returnabil, o piesă predată la schimb, un obiect păstrat pentru analiză sau un deșeu?
4. Cine a furnizat și cine a plătit piesa nouă?
5. O piesă nefolosită este sigilată, desigilată, testată, deteriorată ori incompatibilă?
6. Ce efect financiar are: se facturează, se stornează, se creditează, se reține o taxă convenită sau nu apare deloc pe factura clientului?
7. Ce document continuă traseul: bon intern, aviz, retur la furnizor, certificat de garanție, formular de deșeu ori predare către client?
8. Cine a confirmat și ce obiecții au rămas?

Acest document nu trebuie să dubleze contabilitatea. Trebuie să lege gestiunea internă, comanda clientului și traseul fizic al reperului.

Contractul decide multe, dar nu poate ocoli legea

Codul civil, la art. 1270, spune că un contract valabil încheiat are putere de lege între părți și se modifică ori încetează prin acordul lor sau din cauze autorizate de lege. Pentru service, asta înseamnă să stabilești înainte de comandă:

• dacă prețul este pentru piesă nouă cu păstrarea piesei vechi de către client;
• dacă oferta este în regim de schimb și include predarea piesei vechi;
• dacă piesa veche se păstrează temporar pentru analiza unei garanții;
• cine suportă costurile unei comenzi speciale anulate;
• ce se întâmplă cu o piesă desigilată ori testată;
• cum se facturează materialele rămase;
• cine gestionează componentele devenite deșeuri.

Nu există o singură propoziție care rezolvă toate aceste situații. Nici formula „toate piesele vechi rămân service-ului”, nici „toate piesele vechi se predau clientului” nu descrie corect orice reparație. Unele piese au valoare de schimb, unele sunt cerute de furnizor în dosarul de garanție, iar altele sunt deșeuri periculoase ori contaminate.

Clauza contractuală trebuie citită împreună cu legislația de protecție a consumatorului, regulile de conformitate și regimul deșeurilor. Acordul nu transformă un deșeu periculos într-o piesă sigură de pus în portbagaj și nu permite facturarea unui reper nemontat doar pentru că atelierul l-a avut câteva ore pe banc.

Ce spune cadrul pentru service auto

OG nr. 82/2000 cere ca, la intervențiile asupra sistemelor relevante pentru siguranță, mediu, eficiență energetică ori protecția împotriva furturilor, operatorii vizați să folosească echipamente, componente, piese și materiale de origine sau omologate/certificate, conform legislației aplicabile. Același act cere certificat de garanție pentru lucrările executate, inclusiv, după caz, duratele de garanție aferente componentelor noi ori recondiționate utilizate.

Pentru dosarul pieselor, concluzia practică este clară: codul, proveniența, piesa efectiv montată și documentul de garanție trebuie să se poată lega între ele. O cutie aruncată în portbagaj nu dovedește singură ce reper a fost montat.

OG nr. 21/1992 cere informarea completă, corectă și precisă a consumatorilor și afișarea/comunicarea prețului final și a costurilor relevante. Procesul-verbal nu repară un deviz neclar, dar arată dacă reperul aprobat a fost montat, restituit ori scos din facturare.

Când service-ul vinde o piesă unui consumator, OUG nr. 140/2021 poate deveni relevantă pentru conformitatea bunului și măsurile corective. O piesă defectă sau neconformă nu este aceeași situație cu o piesă perfectă pe care clientul ori atelierul nu o mai dorește. Marchează distinct „retur comercial”, „neconformitate” și „garanție”; fiecare are alt motiv și alt dosar.

Dreptul de retragere nu este un retur universal

Expresia „se poate returna în 14 zile” este folosită prea larg. OUG nr. 34/2014 reglementează dreptul de retragere pentru contractele la distanță și cele în afara spațiilor comerciale, cu termene, condiții și excepții proprii. În forma actuală, termenul poate fi de 14 zile sau, în cazurile expres prevăzute pentru vizite ori deplasări nesolicitate, 30 de zile. Asta nu creează automat un drept general de retur pentru orice piesă comandată la recepția fizică a service-ului.

În practică, înainte de a promite un retur, verifici:

• cine a cumpărat piesa de la furnizor: clientul sau service-ul;
• unde și cum s-a încheiat contractul cu clientul;
• dacă reperul este standard ori comandat/configurat special;
• dacă ambalajul a fost deschis;
• dacă piesa a fost montată, conectată, programată sau contaminată;
• politica contractuală a furnizorului;
• dacă problema este răzgândire, incompatibilitate, livrare greșită ori neconformitate;
• ce cost a fost comunicat și acceptat înainte de comandă.

Politica furnizorului față de service nu anulează drepturile pe care service-ul le datorează clientului. Invers, promisiunea făcută clientului nu îl obligă automat pe distribuitor să accepte piesa înapoi. Atelierul trebuie să alinieze cele două contracte sau să își asume diferența în mod conștient.

Piesa veche: predare, schimb, garanție sau deșeu

La aprobarea reparației, pune una dintre opțiuni lângă fiecare piesă importantă:

[ ] piesa demontată se predă clientului
[ ] piesa demontată se returnează furnizorului în regim de schimb
[ ] piesa demontată se reține temporar pentru dosarul de garanție
[ ] piesa demontată, dacă devine deșeu, urmează circuitul autorizat
[ ] decizia se ia după constatare, cu informarea clientului

La final, procesul-verbal confirmă ce s-a întâmplat efectiv. Nu bifa dinainte rezultatul dacă încă nu știi dacă piesa poate fi recondiționată sau dacă furnizorul o cere la schimb.

Piesa predată clientului

Identifică reperul, starea aparentă și ambalarea. Dacă este murdar, tăios, greu sau conține reziduuri, nu îl pune liber în habitaclu. Verifică mai întâi dacă poate fi predat ca obiect și dacă nu intră în circuitul reglementat al deșeurilor.

Text posibil:

Piesa demontată ___, cod/identificare vizibilă ___, a fost predată beneficiarului în ambalaj ___. Piesa este uzată și nu este declarată aptă pentru reutilizare sau montare. Beneficiarul confirmă primirea.

Această formulare descrie, nu certifică. Dacă piesa este deja deșeu, traseul legal trebuie stabilit înainte de predare.

Piesa cu valoare de schimb

La alternatoare, electromotoare, turbine, compresoare, casete de direcție și alte ansambluri recondiționabile, furnizorul poate calcula prețul cu condiția predării piesei vechi la schimb. Documentează:

• prețul cu schimb și, dacă există, diferența fără schimb;
• criteriile de acceptare a piesei vechi;
• termenul de retur;
• cine suportă pierderea dacă piesa veche este incompletă, fisurată sau alt cod;
• dacă reducerea este deja inclusă în deviz;
• acordul clientului ca piesa demontată să fie trimisă furnizorului;
• confirmarea ulterioară a acceptării ori refuzului de către furnizor.

Exemplu:

Prețul ansamblului recondiționat include predarea piesei vechi compatibile către furnizor. Beneficiarul aprobă acest traseu. Dacă furnizorul refuză piesa veche pentru motivul documentat ___, orice diferență poate fi solicitată clientului numai potrivit condițiilor comunicate și acceptate înainte de comandă.

Nu transforma un risc necunoscut al furnizorului într-o factură-surpriză.

Piesa reținută pentru garanție

Furnizorul ori producătorul poate cere reperul reclamat pentru analiză. Notează:

• reclamația și documentul de garanție;
• piesa, seria și sigiliile;
• starea la demontare;
• cine o preia și cu ce document;
• termenul estimat al analizei, dacă este comunicat;
• ce soluție provizorie are clientul;
• rezultatul și destinația finală.

Nu promite aprobarea garanției doar pentru că ai primit piesa. Spune că reperul este transmis pentru analiză și că soluția se comunică potrivit dosarului aplicabil.

Când piesa devine deșeu

OUG nr. 92/2021 privind regimul deșeurilor obligă producătorul inițial sau deținătorul de deșeuri să asigure tratarea potrivit legii, prin mijloace proprii permise sau prin operatori autorizați. Transferul nu șterge în mod automat toate responsabilitățile din lanț.

Mai specific, Legea nr. 212/2015 privind gestionarea vehiculelor și a vehiculelor scoase din uz prevede la art. 11 că operatorii care fac întreținere și reparații auto predau pentru reciclare, valorificare sau reutilizare materialele și piesele înlocuite care constituie deșeuri către operatori autorizați.

HG nr. 856/2002 include, pentru deșeurile de la vehicule și întreținerea acestora, categorii precum anvelope scoase din uz, filtre de ulei, lichide de frână, antigel, componente periculoase, metale, materiale plastice și sticlă. Bateriile și catalizatorii uzați apar în grupe conexe ale aceleiași liste. Asteriscul marchează categoriile periculoase.

Consecința practică: nu numi automat toate piesele „fier vechi” și nu preda clientului un filtru îmbibat, lichid uzat sau o componentă periculoasă ca pe o simplă amintire. Clasificarea și traseul depind de natura și starea materialului, de autorizația atelierului și de contractele cu operatorii de deșeuri.

Procesul-verbal pentru client poate spune:

Materialele rezultate care constituie deșeuri sunt separate de bunurile returnabile și se gestionează prin circuitul legal al atelierului, potrivit încadrării și documentelor de predare către operatorul autorizat. Lista de mai jos consemnează tipul și cantitatea estimată/înregistrată, fără a înlocui evidența de mediu.

Documentul clientului nu înlocuiește formularele, registrele, contractele și evidențele cerute de legislația de mediu.

Piesele noi nefolosite

O piesă poate rămâne nefolosită pentru că:

• diagnosticul s-a schimbat înainte de montaj;
• furnizorul a livrat codul greșit;
• piesa nu corespunde VIN-ului;
• clientul a refuzat devizul suplimentar;
• au fost comandate două variante pentru verificare;
• piesa a venit după anularea lucrării;
• s-a descoperit că vehiculul nu poate fi reparat economic;
• reperul adus de client este incompatibil;
• piesa a fost desigilată pentru comparație, dar nu montată.

Pentru fiecare, notează starea exactă:

O piesă montată câteva minute poate să nu mai fie acceptată ca retur comercial. O piesă conectată ori programată poate avea alt regim decât una doar scoasă din cutie. Spune adevărul în document; nu cosmetiza starea ca să forțezi acceptarea furnizorului.

Cine suportă costul unui retur refuzat

Răspunsul depinde de cauză și de acord, nu doar de eticheta „nereturnabil”. Folosește o matrice:

Nu scrie automat „clientul plătește orice piesă comandată”. Dacă atelierul a ales reperul greșit ori l-a comandat fără aprobare, transferarea costului poate fi nejustificată. La fel, clientul nu poate presupune că o piesă specială, comandată corect după accept și devenită nereturnabilă din cauza anulării sale, dispare fără niciun efect contractual.

Legătura cu gestiunea și contabilitatea

OMFP nr. 2.634/2015 aprobă normele generale și specifice pentru documentele financiar-contabile. Printre formularele din nomenclator se află Bonul de predare, transfer, restituire, Bonul de consum, Nota de recepție și constatare de diferențe, Avizul de însoțire a mărfii și Fișa de magazie.

Norma specifică pentru Bonul de predare, transfer, restituire arată că acesta poate justifica încărcarea sau descărcarea gestiunii și înregistrarea în contabilitate pentru produse finite, materiale refolosibile, semifabricate ori materiale nefolosite.

Dar bonul intern și procesul-verbal cu clientul au roluri diferite:

Nu folosi procesul-verbal ca înlocuitor pentru documentele contabile și nu presupune că un bon intern decide singur proprietatea față de client. Stabilește pașii împreună cu persoana care răspunde de gestiune, contabilitate și mediu.

Pașii recomandați

La deviz

Pentru fiecare piesă semnificativă, notezi codul, producătorul/varianta, cantitatea, prețul, cine o furnizează și regula piesei vechi. Dacă există schimb, comandă specială ori posibilitate limitată de retur, o spui înainte de plată.

La recepția piesei noi

Verifici codul, cantitatea, ambalajul, seria și eventualele diferențe. Nu aștepți demontarea mașinii ca să descoperi că ai primit alt reper.

La demontare

Etichetezi piesa veche cu numărul comenzii, vehiculul și poziția. Faci fotografii când identitatea, ruperea, uzura ori garanția o cer. Nu amesteci piesele mai multor mașini.

În timpul lucrării

Orice piesă suplimentară intră prin deviz/accept suplimentar. Orice piesă planificată și nemontată primește motiv și stare. Materialele uzate intră în recipientul și evidența potrivite.

La predare

Reconciliezi devizul, bonurile, piesele fizice și factura. Clientul vede ce primește și ce nu poate fi predat ca bun obișnuit. Obiecțiile se scriu, nu se rezolvă prin „așa facem noi”.

După predare

Închizi returul la furnizor, creditul, garanția, schimbul sau predarea deșeurilor. Dacă rezultatul financiar se schimbă, îl comunici și emiți documentele aplicabile.

Cum completezi procesul-verbal în Documentorium

Deschide Proces-verbal / Raport de inspecție. În datele lucrării scrie numărul comenzii și vehiculul; în constatări separă piesele montate, demontate și nefolosite; în recomandări notează destinația, efectul financiar și documentul care urmează. Formularea de mai jos se adaptează în aceste câmpuri, iar documentele de gestiune și de mediu rămân în circuitele lor proprii.

PROCES-VERBAL PRIVIND PIESELE DEMONTATE,
PIESELE NEFOLOSITE ȘI RETURURILE nr. ___

Client/beneficiar: ___
Vehicul: ___, număr ___, VIN ___
Comandă/deviz: ___
Reprezentant service: ___

A. Piese montate
1. Denumire ___; cod ___; producător ___; serie/lot ___; cantitate ___
   Furnizor: service/client ___
   Document garanție: ___

B. Piese demontate
1. Denumire ___; identificare ___; stare aparentă ___; foto ___
   Destinație:
   [ ] predată clientului
   [ ] schimb furnizor, referință ___
   [ ] reținută temporar pentru garanție, caz ___
   [ ] clasificată/gestionată ca deșeu prin circuitul aplicabil, referință ___
   [ ] altă destinație convenită ___

C. Piese noi nefolosite
1. Denumire ___; cod ___; cantitate ___
   Stare: sigilată/desigilată/probată/deteriorată ___
   Motivul neutilizării ___
   Destinație: stoc/retur furnizor/predare client/carantină garanție ___
   Efect financiar și document: ___

D. Materiale și deșeuri rezultate
Tip ___; cantitate/unitate ___; încadrare internă ___;
traseu/document de mediu ___

E. Diferențe față de deviz și factură
Poziții eliminate/adăugate/creditate ___
Documente aferente ___

F. Observații și obiecții
___

Beneficiarul confirmă piesele și documentele primite și poate formula
obiecții în secțiunea F. Prezentul proces-verbal nu înlocuiește factura,
garanția, documentele de gestiune ori evidența deșeurilor.

Predat de service: ___
Primit/luat la cunoștință de beneficiar: ___

Un exemplu complet

Service-ul primește o mașină pentru lipsă încărcare. După diagnostic, clientul aprobă un alternator recondiționat cu piesa veche la schimb și o curea nouă. Furnizorul trimite din greșeală două curele, dintre care una are altă lungime.

În dosar apar:

Piesa montată: alternator recondiționat cod A-___, serie ___,
cu garanție ___, preț calculat în regim de schimb.

Piesa demontată: alternator cod vizibil ___, etichetat D01,
predat furnizorului ca piesă veche la schimb prin documentul ___.

Piesa montată: curea cod C-___, cantitate 1.

Piesa nefolosită: curea cod C-___, cantitate 1, ambalaj sigilat,
livrată neconform comenzii de achiziție și returnată furnizorului.
Nu este facturată clientului.

Materiale rezultate: ambalaje separate potrivit fluxului intern;
nu au fost predate clientului ca piese.

Clientul nu primește alternatorul vechi fiindcă a aprobat explicit schimbul și prețul îl reflectă. Nu plătește a doua curea fiindcă nu a fost comandată pentru el și nici montată. Fiecare rezultat are un document și un motiv.

Greșeli care produc reclamații

• scrii „piese vechi reținute” fără să explici motivul;
• promiți returnarea piesei vechi, deși prețul depinde de schimb;
• facturezi automat toate piesele comandate, inclusiv cele nemontate;
• numești „retur” atât răzgândirea, cât și neconformitatea;
• omiți starea ambalajului și afli ulterior că furnizorul refuză piesa;
• pui piesa veche a unei mașini în cutia altei comenzi;
• nu fotografiezi seria reperului trimis în garanție;
• predai filtre, fluide sau componente periculoase ca bunuri obișnuite;
• folosești bonul intern ca dovadă suficientă față de client;
• treci „deșeu” doar ca să păstrezi o piesă cu valoare economică;
• încasezi taxa de retur fără să fi fost comunicată și acceptată;
• nu actualizezi factura după creditul primit de la furnizor, deși acordul cu clientul cere acest lucru;
• lași piesele fără etichetă până la finalul săptămânii;
• păstrezi la nesfârșit piese ridicate din garanție fără procedură de închidere.

Păstrează același reper în toate documentele

Începe de la fișa de intrare auto, unde identifici vehiculul și bunurile primite. În oferta de service și în deviz, scrie dacă prețul presupune predarea piesei vechi la schimb și ce se întâmplă cu o comandă specială. După acceptare, comanda de reparație transmite mecanicului exact piesele aprobate. La final, procesul-verbal închide traseul fizic al fiecărui reper.

Dacă piesa revine pentru analiză, urmează pașii pentru o intervenție în garanție. Dacă returul schimbă factura, verifică separat stornarea și corecția în RO e-Factura împreună cu contabilul. Documentorium leagă documentele comerciale și operaționale; nu înlocuiește bonurile de gestiune sau evidența deșeurilor.

Surse

Sursele de mai jos au fost reverificate la 6 septembrie 2026 pentru publicarea din 8 septembrie 2026.

• Codul civil, Legea nr. 287/2009 republicată, în special art. 1270 privind forța obligatorie a contractului.
• OG nr. 82/2000 privind autorizarea operatorilor economici care desfășoară activități asupra vehiculelor, pentru cerințele privind piesele utilizate, documentarea conformității și garanțiile lucrărilor și componentelor.
• OG nr. 21/1992 privind protecția consumatorilor, pentru informarea corectă, tarife și protejarea intereselor consumatorului.
• OUG nr. 140/2021 privind anumite aspecte referitoare la contractele de vânzare de bunuri, pentru conformitatea bunurilor și măsurile corective în raporturile acoperite de act.
• OUG nr. 34/2014 privind drepturile consumatorilor, pentru domeniul dreptului de retragere la contractele la distanță și în afara spațiilor comerciale, precum și excepțiile aplicabile.
• OMFP nr. 2.634/2015 privind documentele financiar-contabile și normele pentru Bonul de predare, transfer, restituire, pentru documentele de gestiune și rolul bonului privind materialele nefolosite sau restituite.
• OUG nr. 92/2021 privind regimul deșeurilor, în special responsabilitatea producătorului/deținătorului și predarea prin operatori autorizați.
• Legea nr. 212/2015 privind gestionarea vehiculelor și a vehiculelor scoase din uz, în special art. 11 privind materialele și piesele înlocuite care constituie deșeuri rezultate din întreținere și reparații auto.
• HG nr. 856/2002 privind evidența gestiunii deșeurilor și lista deșeurilor, pentru categoriile de deșeuri din dezmembrarea și întreținerea vehiculelor, grupele conexe de baterii și catalizatori și marcarea celor periculoase.

---

Acest material este informativ și nu înlocuiește analiza juridică, fiscal-contabilă, tehnică sau de mediu. Adaptează documentul la contractele reale cu clienții și furnizorii, autorizația service-ului, procedura de gestiune și circuitul deșeurilor stabilit cu operatorii autorizați.