Proces-verbal pentru piese vechi, piese nefolosite și retururi

Exemplu fictiv: un service din Arad montează un alternator recondiționat. Clientul cere alternatorul vechi, dar prețul aprobat presupunea predarea lui la schimb. Mai există o curea comandată greșit și un filtru uzat. Dacă toate apar drept „piese rămase”, predarea devine imposibil de explicat.

Procesul-verbal urmărește traseul fiecărui reper: montat, restituit, trimis la schimb, păstrat pentru analiză sau gestionat ca deșeu.

Decide traseul înainte de demontare

În oferta de service, identifică piesa și spune dacă prețul include predarea celei vechi. Precizează condițiile cunoscute de acceptare, termenul furnizorului și efectul financiar al unui eventual refuz. Nu transfera ulterior clientului orice diferență pe care o cere distribuitorul.

Comanda de reparație trebuie să arate piesele aprobate și pe cele aduse de client. Leagă vehiculul de fișa de intrare, iar codul și cantitatea de devizul de service. Etichetează piesele demontate cu numărul comenzii, ca să nu amesteci mașinile.

Denumirile „originală”, „aftermarket” și „recondiționată” nu se substituie una alteia; vezi alegerea și descrierea pieselor.

Cinci destinații, cinci explicații

O piesă conectată, programată sau montată pentru probă nu se declară „sigilată, nefolosită”. Notează operația efectivă și urmele constatate.

La schimb, exemplul poate suna astfel:

Alternatorul demontat A-01, identificat în fotografiile [___], este transmis furnizorului conform condiției din devizul acceptat. Confirmarea acceptării rămâne de primit. Eventuala diferență se analizează conform condițiilor comunicate și aprobate înaintea comenzii.

Pentru intervenția în garanție, documentează analiza fără să promiți rezultatul ei. Obligațiile legale ale service-ului față de consumator nu dispar fiindcă furnizorul refuză cererea atelierului.

Piesa nemontată nu intră automat în factura clientului

Verifică cine a comandat-o, cine a ales codul și de ce nu s-a folosit. O eroare de selecție a service-ului nu devine automat obligația clientului. Nici anularea unei comenzi corect aprobate nu se tratează fără a citi acordul și regulile aplicabile.

Distinge returul comercial al unei piese conforme de reclamația pentru neconformitate. Politica distribuitorului în relația cu service-ul și drepturile consumatorului față de service sunt raporturi diferite.

OUG nr. 34/2014 nu creează un drept universal de retur în 14 zile pentru orice cumpărare făcută la recepția atelierului. Domeniul contractelor la distanță sau în afara spațiilor comerciale și excepțiile trebuie verificate.

Deșeurile nu se predau ca simple obiecte personale

Legea nr. 212/2015 cere service-urilor să predea materialele și piesele înlocuite care constituie deșeuri către operatori autorizați. OUG nr. 92/2021 și lista din HG nr. 856/2002 completează regimul. Filtrele de ulei uzate au în listă cod de deșeu periculos.

Nu pune automat fluide uzate ori componente contaminate în portbagaj. Stabilește încadrarea și traseul cu responsabilul de mediu, potrivit autorizației. Procesul-verbal clientului nu înlocuiește evidența deșeurilor.

Reconciliază piesa, documentul și suma

Într-un proces-verbal general, notează comanda, vehiculul, data, reperul, cantitatea, starea, destinația, documentul următor și observațiile clientului. Confirmă ce s-a predat efectiv.

Actualizează gestiunea potrivit procedurilor financiar-contabile și factura potrivit obligației reale. Dacă apare o corecție fiscală, urmează separat stornarea și corectarea în RO e-Factura. Certificatul de garanție cerut pentru lucrările auto rămâne document distinct.

Surse

Verificate la 19 octombrie 2026:

• OG nr. 82/2000: activitatea service și certificatul de garanție.
• OG nr. 21/1992: informarea consumatorului și costurile.
• OUG nr. 140/2021: conformitatea bunurilor vândute consumatorilor.
• OUG nr. 34/2014: retragere, domeniu și excepții.
• OUG nr. 92/2021: regimul deșeurilor.
• Legea nr. 212/2015, art. 11: deșeurile rezultate din reparații auto.
• HG nr. 856/2002: lista deșeurilor.
• Normele generale aferente OMFP nr. 2634/2015: documentele financiar-contabile.