Deviz real pe lucrare - fișa de cost pe comandă

Ai avut trei lucrări în aceeași lună. În cont au intrat bani. Ai plătit salarii, materiale, motorină, un subcontractor, două facturi de închiriere scule și contabilitatea. La final îți dai seama că firma nu a rămas cu banii pe care credeai că îi păstrează.

Întrebarea grea nu este „am avut încasări?”. Întrebarea este: pe care lucrare s-au dus banii?

Mulți meseriași țin devizul pentru client și restul costurilor în cap. Oferta are materiale și manoperă, dar realitatea lucrării mai are drumuri, consumabile mici, timp de aprovizionare, scule, deșeuri, reveniri, fotografii, coordonare, telefon, contabilitate și timp pierdut între comenzi. Dacă nu le pui pe comandă, nu vezi profitul pe comandă. Vezi doar un sold în bancă, care poate minți.

Citește și adaos vs marjă, deviz pe articole, preț global sau timp și materiale, devizul de construcții pe capitole, prețul unei lucrări pe care nu ai mai făcut-o și devizul de o pagină. Aici nu mai vorbim despre cum vinzi lucrarea, ci despre cum o măsori după ce ai executat-o.

Fluxul minim arată așa: ofertă, deviz, acceptare, factură proformă dacă iei avans, comandă de lucru, raport din teren, facturi de cost, poze și proces-verbal de recepție. Pentru meserii concrete, poți porni din devizul de construcții, devizul de renovări, devizul electric, devizul sanitar sau devizul HVAC.

Devizul pentru client și fișa de cost nu sunt același lucru

Devizul trimis clientului trebuie să fie clar, acceptabil și suficient de detaliat ca să știe ce cumpără. Fișa internă de cost este mai aspră: arată ce te-a costat comanda după ce terenul, furnizorii, echipa și schimbările clientului și-au spus cuvântul.

Clientul vede:

Tu trebuie să mai vezi:

Nu trebuie să trimiți clientului toată fișa internă. Trebuie să o ai tu. Fără ea, fiecare lucrare pare „aproape bine”, iar pierderea se vede doar când nu mai ai bani de salarii, motorină sau furnizori.

Cadrul contabil: ce poți lua ca reper, fără să faci teorie

Nu trebuie să transformi firma de instalații sau renovări într-un departament de control financiar. Dar trebuie să pornești din câteva reguli serioase.

Legea contabilității nr. 82/1991 cere entităților să își organizeze contabilitatea, iar art. 6 spune că orice operațiune economico-financiară se consemnează într-un document justificativ. Pentru tine, asta înseamnă că bonul de materiale, factura de subcontractor, foaia de parcurs, pontajul, comanda de lucru și recepția nu sunt hârtii separate. Sunt dovezi ale aceleiași lucrări.

Ordinul MFP nr. 2.634/2015, privind documentele financiar-contabile, permite adaptarea modelelor de documente financiar-contabile în funcție de necesitățile entității și cere stabilirea circuitului documentelor prin proceduri proprii. Tradus pentru o firmă mică: poți avea un format intern de „fișă de cost pe lucrare”, dar fă-l consecvent și leagă-l de documentele reale.

Reglementările contabile aprobate prin OMFP nr. 1.802/2014 pornesc de la materii prime, materiale consumabile și alte cheltuieli atribuibile direct, apoi tratează regia de producție ca alocare rațională, nu ca sumă pusă după inspirație. Nu este o rețetă de deviz pentru apartamente, dar îți dă o logică bună: materialele, orele reale, costurile directe și indirectele alocate nu trebuie strânse într-o singură grămadă când vrei să vezi ce rezultat a produs fiecare comandă.

HG nr. 907/2016 este pentru investiții finanțate din fonduri publice, nu pentru baia unui client privat. Totuși, structura ei de deviz ajută ca disciplină: capitole de cheltuieli, investiția de bază, organizare de șantier, probe, cheltuieli diverse și neprevăzute. Nu copia birocrația publică într-o lucrare de 8.000 lei, dar păstrează logica: costurile au categorii și trebuie puse unde aparțin.

INS, prin matricea TEMPO CNS107D pentru indicii de cost în construcții, calculează indicii ca medie ponderată a prețurilor materialelor, utilajelor, transportului, cheltuielilor indirecte și câștigului salarial nominal brut. Pentru o firmă mică, lecția nu este să indexezi fiecare lucrare după INS. Lecția este că și statistica oficială tratează costul construcției ca sumă de componente, nu ca „materiale plus ceva manoperă”.

Primul pas: dă fiecărei lucrări un cod

Alocarea costurilor începe înainte să cumperi primul material.

Fă un cod simplu:

L-2026-041 - Baie apartament Ionescu, str. Muncii 12

Pune codul pe tot ce ține de lucrare:

• ofertă și deviz;
• factură proformă și avans;
• comandă de lucru;
• poze din teren;
• facturi și bonuri de materiale;
• pontajul echipei;
• contractul cu subcontractorul;
• procesul-verbal de recepție;
• notele de garanție sau revenire.

Nu ai nevoie de sistem complicat. Ai nevoie ca, peste două luni, când întrebi „de ce n-a ieșit lucrarea?”, să nu cauți în telefon după poze, în mașină după bonuri și în WhatsApp după acceptări.

Pentru disciplina de teren, vezi și ghidurile despre raportul zilnic de pe teren și pozele pe comandă de lucru. Ele sunt partea operațională a aceleiași probleme: dacă nu documentezi ce s-a întâmplat, nu poți calcula corect ce te-a costat.

Cele șapte blocuri de cost pe care trebuie să le vezi

Un deviz real nu are nevoie de 200 de conturi. Are nevoie de blocuri stabile, pe care le folosești la fiecare lucrare.

Materialele și manopera sunt ușor de văzut. Problemele apar la ultimele patru blocuri. Acolo pierd bani firmele mici.

Rezerva de risc aparține estimării: te ajută să testezi dacă prețul suportă incertitudinile normale. La închiderea lucrării, înlocuiește rezerva cu remedierile și pierderile suportate efectiv; partea neconsumată nu este cost real. Nu dubla aceleași ore sau materiale și în rândul lor direct, și la remediere.

Drumul la furnizor nu este gratis. Mașina nu merge cu aer. Sculele nu țin veșnic. Coordonarea nu apare în deviz, dar îți consumă dimineața. Iar o revenire mică, de două ore, poate șterge profitul unei intervenții dacă nu ai calculat-o.

Materialele: cumpărat nu înseamnă consumat

O greșeală des întâlnită este să pui pe lucrare tot ce ai cumpărat în ziua respectivă. Dar o factură de furnizor poate conține materiale pentru trei comenzi.

Regula practică:

• ce se montează la client se alocă pe lucrare;
• ce rămâne în stoc se trece în stoc, nu în costul lucrării;
• ce se strică, se pierde sau se cumpără greșit se notează separat;
• consumabilele mici se pot aloca procentual sau printr-o cotă minimă, dar aceeași metodă trebuie folosită consecvent.

Ghidul despre procentul de pierderi la materiale arată cum separi cantitatea netă, rezerva de tăiere și montaj, rotunjirea la ambalaj, surplusul reutilizabil și pierderea anormală înainte să le aduci în această fișă.

Exemplu:

Nu te păcăli singur. Dacă tratezi tot ce rămâne în dubă ca „gratis”, vei subestima costul următoarei lucrări. Dacă tot ce ai cumpărat se pune pe prima lucrare, vei crede că prima a fost slabă și următoarea prea profitabilă.

Manopera: ora facturată și ora consumată sunt lucruri diferite

Clientul vede un preț de manoperă. Tu trebuie să vezi ore reale.

La fiecare comandă, notează:

• cine a lucrat;
• câte ore a stat efectiv pe lucrare;
• câte ore au fost pregătire, aprovizionare, curățenie și revenire;
• ce ore s-au pierdut din cauza accesului, materialelor lipsă sau schimbărilor clientului;
• ce ore au fost greșeală internă.

Nu toate orele se tratează la fel în discuția cu clientul, dar toate trebuie văzute în firmă.

Un exemplu simplu:

Calculează costul intern al unei ore din mai mult decât salariul net. Include costul complet cu oamenii, perioadele plătite care nu produc ore recuperabile, echipamentele și cerințele rolului, plus cota de indirecte a firmei, fără să dublezi aceleași sume. Verifică separat tratamentul contabil și fiscal cu contabilul. Pentru management, important este să ai un cost orar realist și să îl folosești la fel la toate lucrările.

Pentru calculul complet, folosește formula costului orei de manoperă: separă costul cu oamenii, orele productive, indirectele și marja înainte să stabilești tariful sau prețul fix al lucrării.

Dacă folosești doar „salariul pe zi împărțit la opt ore”, vei vinde prea ieftin. Oamenii nu lucrează opt ore facturabile în fiecare zi. Au deplasări, aprovizionare, discuții cu clienții, curățenie, instruiri, reparații la scule, pauze între comenzi și zile în care lucrarea nu poate continua.

Transport, utilaje și organizare: nu le îngropa în manoperă

O firmă mică își pierde marja când tratează logistica drept „normal”.

Normal nu înseamnă gratis.

Pentru fiecare lucrare, urmărește măcar:

Pentru construcții și renovări, citește și ghidul despre mobilizare, demobilizare și organizare de șantier. Acolo problema este comercială: cum o pui în deviz. Aici problema este internă: cum vezi dacă ai recuperat-o.

La o intervenție de service, transportul poate fi mai mare decât materialele. La o renovare, deșeurile și căratul pot mânca două zile. La HVAC, o nacelă sau o pompă de vacuum folosită corect are cost. Dacă toate intră în „manoperă”, nu mai știi ce ajustezi când pierzi bani.

Indirectele: nu le pune după inspirație

Indirectele sunt costurile care țin firma în picioare, dar nu apar natural pe o singură comandă:

• contabilitate;
• telefon și internet;
• chirie depozit sau spațiu;
• software;
• abonamente;
• scule comune;
• asigurări;
• timp administrativ;
• ofertare;
• coordonare;
• consumabile de birou;
• comisioane bancare;
• pierderi normale între lucrări.

Nu poți aloca perfect indirectele într-o firmă de 3-8 oameni. Nici nu trebuie. Dar trebuie să ai o metodă.

Trei metode simple:

Exemplu:

Ai indirecte lunare de 9.000 lei: contabilitate, telefon, depozit, software, scule, administrativ. Estimezi 300 de ore productive în luna respectivă. Cota ta internă este 30 lei/oră productivă. O lucrare cu 42 de ore primește 1.260 lei indirecte alocate.

Nu este matematic perfect. Este mult mai bun decât zero.

Important: nu schimba metoda de la o lucrare la alta doar ca să arate bine. Alege o regulă, discut-o cu contabilul și folosește-o consecvent. Dacă metoda se dovedește slabă, o ajustezi pentru luna următoare, nu după fiecare client.

Exemplu complet: baia care părea profitabilă

Să luăm o renovare de baie mică, ofertată fără TVA la 15.800 lei.

Devizul inițial arăta bine. Clientul a acceptat, a plătit avans, lucrarea a fost executată și recepționată. La final, fișa de cost arată așa:

Lucrăm cu sume fără TVA, ca să nu amestecăm taxa cu profitul.

Preț fără TVA: 15.800 lei.

Rezultat intern al lucrării: 3.790 lei.

Marjă internă a lucrării: 3.790 / 15.800 = 24,0%.

Acestea sunt indicatoare manageriale pe comandă, calculate prin metoda internă folosită consecvent. Nu sunt, prin ele însele, poziții din situațiile financiare sau profitul contabil al firmei.

Pare acceptabil. Dar dacă devizul inițial estima cost total de 10.700 lei, ai avut o abatere de 1.310 lei. Unde s-a dus?

Fără fișă de cost, concluzia era vagă: „baia asta a fost obositoare”. Cu fișă de cost, concluzia este clară:

• accesoriile alese ulterior trebuie puse în act adițional sau deviz suplimentar;
• suportul vechi trebuie verificat mai dur la vizită;
• transportul de deșeuri trebuie separat;
• revenirea de reglaj trebuie prinsă în rezervă sau redusă prin verificare finală mai bună;
• următorul deviz de baie nu poate copia prețul vechi.

Aici se câștigă bani: nu din calcule spectaculoase, ci din închiderea buclei între estimare și realitate.

Când se schimbă lucrarea, nu amesteca suplimentul în costul inițial

Clientul cere încă o priză, alt tip de baterie, mutarea traseului sau o zi în plus de lucru pentru că accesul nu a fost liber. Dacă pui totul în același deviz intern, nu mai știi dacă ai greșit estimarea sau lucrarea s-a schimbat.

Separă:

Pentru renovări, legătura cu clientul trebuie să fie scrisă. Dacă lucrările ascunse apar după desfacere, folosește devizul de renovări, comanda de lucru pentru renovări și, la final, procesul-verbal de recepție. Dacă este construcție, ține aceeași disciplină în comanda de lucru de construcții.

O regulă simplă:

Cost intern = ce a costat lucrarea acceptată.
Supliment = ce s-a schimbat și a fost acceptat separat.
Remediere = ce ai suportat pentru că execuția sau estimarea ta a fost greșită.

Dacă le amesteci, următoarea ofertă va porni din date murdare.

Foaia minimă de cost pe comandă

Nu ai nevoie de ERP ca să începi. Ai nevoie de o foaie care nu te lasă să uiți blocurile importante.

Ultima linie este cea mai importantă. Dacă nu notezi lecția, vei repeta greșeala.

Exemple de lecții utile:

• „La băi vechi, pun minimum 2 curse de deșeuri, nu una.”
• „Pentru tablouri electrice peste 24 circuite, verific dinainte spațiul și traseele.”
• „La apartamente locuite, curățenia și protecțiile se cotează separat.”
• „La lucrări cu materiale alese de client, folosesc buget provizoriu și reconfirmare.”
• „Dacă nu am poze înainte, nu accept discuții despre daune vechi.”

Cum folosești datele la următoarea ofertă

Folosește fișa de cost ca bibliotecă de prețuri reale, nu ca anexă pentru contabil.

După fiecare lucrare, compară:

După 20 de lucrări, nu mai ai doar „feeling”. Ai intervale.

De exemplu:

• schimbare tablou apartament: 9-14 ore, în funcție de trasee și etichetare;
• baie mică într-un bloc vechi: 45-65 ore, plus deșeuri;
• mentenanță lunară spațiu comercial: 3-5 ore pe vizită, plus consumabile;
• intervenție service: minim 1 oră facturabilă, dar 2-3 ore consumate dacă pui deplasarea și aprovizionarea.

Aceste date îți apără prețul când clientul spune „altcineva face mai ieftin”. Nu trebuie să intri în ceartă. Știi ce include costul tău și ce ar trebui tăiat ca să ajungi la prețul lui.

Ce scrii în documente ca să se lege costurile între ele

În ofertă, scrii scopul, prețul, valabilitatea, condițiile, excluderile și mecanismul de suplimentare.

În deviz, separi materiale, manoperă, transport, utilaje, subcontractori și poziții provizorii acolo unde nu poți ști încă exact.

În contract, legi plata, termenele, garanția, schimbările de scop și recepția.

În comanda de lucru, urmărești execuția: oameni, ore, materiale folosite, poze, observații, blocaje, cereri noi.

În factura proformă, legi avansul de lucrare și materiale, nu de o sumă vagă.

În procesul-verbal de recepție, închizi ce s-a predat, ce rămâne de remediat și ce a fost acceptat.

Acesta este motivul pentru care actele contează. Nu sunt doar „hârtii pentru client”. Sunt sistemul prin care firma mică învață ce lucrări îi aduc bani și ce lucrări îi consumă.

Greșeli care strică alocarea costurilor

Pui toate bonurile lunii pe ultima lucrare mare. Așa pare că lucrarea mare a avut cost uriaș, iar intervențiile mici au fost profitabile. Fals.

Nu notezi orele de aprovizionare. Manopera pare rentabilă, dar șeful de echipă pierde jumătate de zi după materiale.

Nu separi suplimentele clientului de erorile tale. Ajungi să crezi că lucrarea inițială a fost prost ofertată, deși clientul a schimbat scopul. Sau invers: dai vina pe client pentru o estimare slabă.

Nu aloci indirecte. Fiecare lucrare pare să aibă marjă. Firma, pe total, nu.

Confunzi cash flow-ul cu profitul. Avansul te ajută să cumperi materiale. Nu dovedește că lucrarea are marjă bună. Pentru partea de plăți, vezi și ghidul despre termene de plată în ofertă și contract și articolul despre proformă, factură fiscală și chitanță.

Lași TVA-ul în calculul marjei. Dacă ești plătitor de TVA, lucrează intern cu prețuri fără TVA când calculezi marja. TVA-ul nu este profit.

Nu faci închidere de lucrare. Dacă recepția este doar o semnătură rapidă, pierzi momentul în care poți verifica diferența dintre deviz și realitate.

Regula de final: fiecare comandă trebuie să răspundă la trei întrebări

La finalul fiecărei lucrări, chiar și una mică, notează trei cifre:

1. Preț acceptat fără TVA.
2. Cost real total.
3. Marjă finală.

Și trei propoziții:

1. Ce am estimat bine.
2. Ce am estimat prost.
3. Ce schimb la următorul deviz.

Atât. Dacă faci asta timp de două luni, vei vedea mai clar decât orice raport sofisticat unde pierzi bani: materiale, ore, transport, suplimente nesemnate, clienți indeciși, lucrări prea mici sau devize prea optimiste.

Devizul real al lucrării nu este un formular în plus ca să te simți organizat. Este diferența dintre „am muncit mult luna asta” și „știu exact ce lucrări îmi țin firma în viață”.

Surse

Sursele de mai jos au fost reverificate la 22 iulie 2026.

Toate textele de lege citate sunt accesibile pe portalul oficial al Ministerului Justiției la legislatie.just.ro (caută după număr și an).

• Legea contabilității nr. 82/1991, republicată, în special art. 1, art. 4 și art. 6
• Ordinul MFP nr. 2.634/2015 privind documentele financiar-contabile, cu modificările ulterioare
• Reglementările contabile aprobate prin OMFP nr. 1.802/2014, forma consolidată, pentru definițiile privind costul de achiziție, costul de producție, costurile directe și alocarea rațională a cheltuielilor indirecte
• HG nr. 907/2016 privind documentațiile tehnico-economice pentru investiții publice, anexa nr. 6 și anexa nr. 7 privind devizul general, devizul pe obiect și formularele F1-F5
• INS TEMPO CNS107D - Indici de cost în construcții, an de bază 2021, metodologia pentru materiale, utilaje, transport, cheltuieli indirecte și câștig salarial
• Codul civil, Legea nr. 287/2009 republicată, art. 1851-1880 privind contractul de antrepriză
• CECCAR Business Magazine, Politici contabile privind determinarea costurilor și rezultatelor
• CECCAR Business Magazine, Tipuri de costuri și comportamentul acestora

---

Acest articol are caracter general informativ și nu constituie consultanță juridică, fiscală sau tehnică. Verifică regulile aplicabile cu contabilul, avocatul sau autoritatea competentă înainte de a acționa.