Raport lunar de mentenanță: lucrări închise și decizii pentru asociație
Pregătește raportul lunar al clădirii: intervenții închise, lucrări reportate, documente lipsă, sume aprobate și deciziile cerute asociației.
La sfârșit de octombrie, administratorul are o factură pentru pompa din subsol, fotografii cu o reparație provizorie pe terasă și un mesaj că iluminatul de la intrare „se rezolvă săptămâna viitoare”. În ședință, întrebările sunt concrete: ce s-a terminat, ce dovadă există, ce bani sunt deja angajați și cine trebuie să decidă următorul pas?
Raportul lunar de mentenanță adună aceste răspunsuri într-o sinteză cu trimiteri la documentele lucrărilor. Pentru constatările din teren poți porni de la raportul de inspecție pentru mentenanța clădirii, apoi organizezi separat situația lunară. O vizită făcută nu înseamnă automat problemă rezolvată, iar o factură primită nu confirmă singură rezultatul tehnic.
Stabilește perioada și data până la care ai informații
Scrie clădirea, perioada, autorul, data întocmirii și versiunea raportului. Dacă pregătești ședința pe 28 octombrie cu documente primite până pe 27, marchează „situație provizorie la 27.10.2026”. Actualizează sinteza după închiderea lunii; nu prezenta zilele rămase ca fiind deja verificate.
Compară activitatea cu calendarul de mentenanță preventivă și cu obligațiile din contractul de mentenanță. Separă operațiile planificate, intervențiile la defecțiuni și lucrările suplimentare propuse. Pentru o operație neefectuată, indică motivul, consecința și noul pas: acces neasigurat, piesă nelivrată, ofertă neaprobată sau specialist de programat.
Ritmul lunar este aici o metodă de organizare. Nu modifică termenele legale, contractuale ori tehnice și nu justifică amânarea unei sesizări urgente până la următoarea ședință. În caz de pericol imediat pentru persoane, alertează serviciile de urgență și urmează procedurile de siguranță, fără să aștepți raportul sau aprobarea comercială.
Urmărește problema, documentele și următoarea acțiune
Păstrează același identificator de la sesizare la închidere. Leagă-l de echipament sau zonă, de comanda de lucru, de raportul prestatorului și de verificarea rezultatului. Dacă sunt două vizite pentru aceeași problemă, înregistrează ambele vizite sub aceeași problemă; nu le număra ca două defecțiuni rezolvate.
Pentru fiecare poziție, urmărește:
- Ce s-a observat: locul exact, simptomul și data; distinge relatarea unui locatar de constatarea specialistului.
- Ce s-a executat: operația, prestatorul, data și referința documentului de intervenție.
- Ce s-a verificat: rezultatul probei, cine l-a consemnat și limitele verificării.
- Ce lipsește: acces, diagnostic, document, aprobare, piesă sau reverificare.
- Cine continuă: responsabilul următorului pas, acțiunea cerută și termenul.
O fotografie cu pompa montată arată montajul vizibil; nu dovedește singură că problema a dispărut în condițiile de utilizare relevante. Ghidul raportului de inspecție lunară pentru un spațiu comercial explică legătura dintre constatări, fotografii și priorități, utilă și la pregătirea unei sinteze pentru asociație.
Poți folosi stări interne precum „de investigat”, „în așteptarea aprobării”, „programată”, „executată, verificare rămasă” și „închisă tehnic”. Definește ce înseamnă fiecare. Ține separat situația documentelor și a plății: o problemă tehnică închisă poate avea încă o factură neachitată sau un document de primit.
Model de sinteză pentru ședința din octombrie
Exemplul următor este fictiv. Datele și termenele ilustrează urmărirea lucrărilor, fără să stabilească frecvențe obligatorii de verificare sau metode tehnice de remediere.
RAPORT LUNAR DE MENTENANȚĂ — OCTOMBRIE 2026
Obiectiv: Asociația de Proprietari Arin, scara A
Situație provizorie: 01–27.10.2026 | Întocmit: 28.10.2026 | v1
Probleme deschise preluate din septembrie: 3
Probleme noi în perioada raportată: 7
Probleme închise tehnic, cu dovezi: 6
Probleme rămase deschise la 27 octombrie: 4
Control de total: 3 + 7 - 6 = 4
M-092 / PMP-02 / pompă subsol
Executat: intervenție la 23.10, comandă CL-092.
Stare: executată; verificarea rezultatului rămâne de confirmat.
Lipsește: consemnarea probei convenite cu prestatorul.
Următorul pas: administratorul programează verificarea până la 30.10.
M-101 / TER-01 / terasă
Executat: măsură provizorie la 18.10, raport RI-101.
Stare: deschisă; cauza infiltrației nu este confirmată.
Decizie cerută: aprobarea unei constatări specializate, pe ofertă separată.
Urmărire: administratorul prezintă oferta până la 30.10.
M-104 / IL-03 / iluminat intrare
Stare: intervenție aprobată, programată pentru 29.10.
Referințe: decizia CE-14; comanda CL-104.
Următorul pas: prestatorul execută și consemnează verificarea.
M-106 / ACC-01 / interfon
Stare: ofertă primită; aprobarea lucrării este în așteptare.
Lipsește: clarificarea dacă oferta include toate componentele necesare.
Următorul pas: administratorul cere completarea până la 30.10.
Anexe: indexul celor 10 poziții, documentele celor 6 închideri,
comenzile și rapoartele disponibile, lista documentelor încă solicitate.
La închiderea lunii, actualizează situația pentru zilele rămase și preia în raportul următor doar pozițiile încă deschise, cu aceiași identificatori. Dacă o problemă închisă reapare, consemnează redeschiderea și motivul, ca să poți explica diferența dintre totalurile lunilor.
Pentru controlul soldului, adună problemele deschise la început, cele noi și cele redeschise în lună după o închidere într-o perioadă anterioară. Scade problemele închise în lună care au rămas închise la data raportului. Numără fiecare identificator o singură dată în fiecare categorie: dacă o problemă din soldul inițial sau dintre cele noi a fost închisă și redeschisă în aceeași lună, ea rămâne deschisă, fără să fie adăugată din nou la redeschiderile din perioade anterioare.
Pentru deciziile care depășesc o singură lună, continuă cu raportul de prioritizare a lucrărilor.
Arată distinct aprobarea, factura și plata
În dreptul fiecărei lucrări notează valoarea aprobată, documentul care o susține, facturile primite și plățile confirmate până la data de referință. Marchează dacă sumele includ taxele aplicabile și păstrează aceeași bază de comparație. O estimare este o sumă orientativă; existența ei nu dovedește că lucrarea sau valoarea a fost aprobată.
Exemplu fictiv pentru o singură comandă, fără avansuri sau corecții: valoare totală aprobată 1.200 lei, facturi primite 900 lei, plăți confirmate pentru acele facturi 600 lei. Rezultă 300 lei facturați și neachitați. Diferența de 300 lei dintre comandă și facturi este valoare încă nefacturată din comandă; nu arată singură câtă lucrare mai este de executat. Nu aduna valoarea comenzii și facturile aceleiași lucrări ca și cum ar fi cheltuieli diferite.
Potrivit art. 6 din Legea contabilității nr. 82/1991, orice operațiune economico-financiară se consemnează, la efectuare, într-un document justificativ. Sinteza tehnică ajută la găsirea lor; nu înlocuiește evidența contabilă, verificarea cenzorului ori documentele cerute operațiunii. Confirmă situația sumelor cu persoana care ține contabilitatea asociației.
Nu atribui automat stării „document lipsă” efectul „plată suspendată”. Înaintea unei decizii privind plata, verifică obligațiile contractuale, scadențele, ce anume lipsește și regimul legal aplicabil. Consemnează neconformitatea și solicitarea transmisă prestatorului, fără să inventezi în raport o reținere de garanție neconvenită.
Cere o decizie precisă, în limita mandatului
„De reparat terasa” este prea vag pentru o aprobare. Precizează etapa propusă, oferta și versiunea ei, suma, ce rămâne exclus și persoana care trebuie să decidă. Dacă nu ai diagnostic, cere aprobarea investigației necesare, fără să prezinți înlocuirea completă drept soluție deja stabilită.
Pentru lucrări la proprietatea comună, art. 67 din Legea nr. 196/2018 prevede că administratorul supune spre analiză și aprobare comitetului executiv ofertele care satisfac cerințele asociației, ținând seama de preț, durata de execuție și calitate. Adunarea generală are, la rândul ei, atribuții privind hotărârile de executare a lucrărilor, potrivit art. 53. Pentru urgențe, art. 66 prevede acordul comitetului executiv la inițierea lucrărilor necesare protejării imobilului. Verifică hotărârea sau decizia scrisă aplicabilă și statutul propriu. Conținutul-cadru aprobat prin Ordinul nr. 1.058/2019 este un reper de organizare; nu dovedește că o anumită lucrare a fost aprobată.
Ghidul comenzii de intervenție la bloc detaliază aprobarea, bugetul și accesul. După decizie, transmite echipei o comandă de lucru cu etapa autorizată și limitele ei.
Închide lucrarea pe baza rezultatului convenit
Înregistrează verificarea efectuată, rezultatul, observațiile rămase și referința documentului de predare. Un proces-verbal general poate organiza consemnarea dacă se potrivește intervenției. Pentru construcțiile și intervențiile care intră în domeniul Regulamentului aprobat prin HG nr. 273/1994, urmează procedura de recepție aplicabilă; raportul lunar sau un formular general nu o înlocuiește.
Nu transforma următoarea ploaie într-o probă universală de recepție a terasei. Specialistul stabilește verificările potrivite lucrării și documentației. În raport treci ce s-a verificat efectiv și ce a rămas de confirmat. Pentru instalații cu verificări speciale, citează documentul specialistului competent și termenul comunicat, fără să declari conformitatea doar dintr-o vizită vizuală.
La distribuirea raportului, păstrează informațiile necesare scopului și destinatarilor. Art. 5 din GDPR impune limitarea datelor la ceea ce este necesar și protejarea lor. Pentru o sinteză destinată afișării, pregătește o versiune potrivită acelui public, fără telefoane personale, coduri de acces ori fotografii inutile din locuințe. Raportul de activitate ANSPDCP din 2019 prezintă un caz în care o asociație a afișat la avizier o sesizare ce conținea date personale. Păstrează documentele justificative în circuitul de acces aplicabil, inclusiv drepturile legale de informare ale proprietarilor.
Surse și limite
Repere consultate la 28 octombrie 2026 pentru cadrul din România:
- Legea nr. 196/2018, în special art. 28, 31, 53, 61 și 66–67: accesul la informații și la părțile comune, verificarea gestiunii, atribuțiile administratorului și aprobările.
- Conținutul-cadru al statutului, aprobat prin Ordinul nr. 1.058/2019: organizarea asociației, în completarea legii.
- Legea contabilității nr. 82/1991, art. 6: documentele justificative ale operațiunilor economico-financiare.
- Regulamentul privind recepția construcțiilor, aprobat prin HG nr. 273/1994, art. 1–3: domeniul și etapele recepției construcțiilor.
- Regulamentul (UE) 2016/679, art. 5: principiile de prelucrare și protejare a datelor personale.
- Raportul de activitate ANSPDCP din 2019, paginile 104–105: cazuri privind prelucrarea datelor de către asociații de proprietari.
Întrebări frecvente
Raportul lunar de mentenanță este același lucru cu lista de întreținere?
Nu. Modelul de aici urmărește starea lucrărilor și deciziile necesare. Lista de întreținere și celelalte evidențe financiar-contabile au propriile cerințe. Leagă documentele prin referințe, fără să le confunzi rolurile.
Ce fac dacă lucrarea este terminată, dar raportul prestatorului lipsește?
Consemnează separat ce ai putut verifica și documentul încă solicitat, cu responsabil și termen. Nu declara o probă neefectuată și nu presupune că lipsa documentului suspendă automat plata; verifică cerințele și contractul.
Ce fac dacă primesc un document după întocmirea raportului?
Păstrează versiunea inițială și data primirii documentului. Dacă informația schimbă situația, emite o versiune actualizată, datată și numerotată, cu o trimitere la document și cu perioada la care se referă informația. Marchează concluzia modificată, astfel încât destinatarii să poată urmări schimbarea.
Pot trece o lucrare provizorie ca problemă rezolvată?
Descrie rezultatul măsurii provizorii, dar păstrează deschisă problema care necesită diagnostic sau remediere definitivă. Notează următorul pas și responsabilul, astfel încât poziția să rămână vizibilă în luna următoare.
Ce fac dacă o problemă reapare după închidere?
Redeschide problema cu același identificator și notează când a reapărut, ce s-a constatat și cine urmărește următorul pas. Dacă se stabilește că este o problemă distinctă, înregistreaz-o separat și păstrează legătura cu istoricul relevant.
Cum raportez o problemă semnalată într-un apartament?
Dacă poate afecta părțile comune, consemnează sesizarea, locul, cauza încă neconfirmată și persoana care verifică. Nu atribui automat costul asociației sau proprietarului după locul în care apare problema. Pentru accesul la părțile comune prin apartament, verifică condițiile de acces și mandatul intervenției. În versiunea afișată, exclude datele personale care nu sunt necesare.
Raportul lunar înlocuiește verificările tehnice speciale?
Nu. El centralizează referințele și rezultatele disponibile. Verificările, autorizările și recepțiile cerute pentru construcția sau instalația respectivă se efectuează potrivit regimului lor, de persoanele competente.
Pot proprietarii să ceară documentele din spatele raportului?
Da. Potrivit art. 28 din Legea nr. 196/2018, proprietarii pot solicita în scris și primi copii după documentele asociației, suportând costul de multiplicare. O sinteză pregătită pentru afișare nu înlocuiește acest drept; asociația respectă și regulile de protecție a datelor când tratează cererea.