Raport pentru lucrări neincluse în ofertă: model

Ai ofertat înlocuirea bateriei și a sifonului. După ce echipa demontează masca, vede urme de coroziune și umezeală pe un racord din perete. Clientul întreabă cât mai durează. Colegul de pe teren răspunde: „Trebuie schimbat și racordul, mai sunt 700 de lei.”

Seara apar trei versiuni:

• echipa spune că problema era ascunsă și nu putea continua corect;
• clientul spune că „instalația de sub chiuvetă” era deja inclusă;
• biroul are două poze făcute de aproape, fără reper, și niciun rând despre ce s-a desfăcut sau ce scria în deviz.

Raportul de constatare mută discuția de la presupuneri la fapte, înainte ca situația să devină o dispută. El leagă situația observată de oferta acceptată și pregătește următorul pas. Prin el însuși, nu aprobă costul, nu modifică contractul și nu transformă o presupunere într-un diagnostic tehnic.

În dosarul lucrării, ordinea sănătoasă este:

ofertă/deviz acceptat
        ↓
constatare de pe teren
        ↓
decizie tehnică, dacă este necesară
        ↓
deviz suplimentar și accept
        ↓
comandă de lucru actualizată
        ↓
execuție, verificare și predare

De aceea raportul trebuie păstrat lângă oferta inițială, devizul acceptat, contract, comanda echipei și documentul de predare sau recepție. Dacă se schimbă ce s-a convenit, continuă cu actul adițional sau acceptul scris pentru lucrările suplimentare.

Înainte să scrii „neinclus”, stabilește în ce categorie e problema

Nu orice surpriză de pe teren este automat lucrare suplimentară. Comparația trebuie făcută cu obiectul, cantitățile, limitele și rezultatul promis, nu doar cu titlul documentului.

Această clasificare protejează și firma, și clientul. Dacă suportul desprins era imposibil de văzut înainte de demolare, constatarea explică de ce estimarea se schimbă. Dacă însă devizul promitea explicit „refacere completă suport”, aceeași situație poate face parte din lucrarea deja vândută.

La renovări, pregătește mecanismul înainte de începere, așa cum arată ghidul despre devizul care previne discuția „nu am bugetat asta”. Raportul nu repară retroactiv o ofertă ambiguă; doar păstrează faptele mai bine decât o discuție reconstituită din memorie.

Raportul consemnează observația, nu inventează certitudinea

O echipă poate vedea, măsura și fotografia. Uneori poate și diagnostica, dacă are competența, autorizarea, instrumentele și verificările necesare. Cele două niveluri trebuie separate.

Formulări bune:

• „După demontarea plintei pe 1,8 m s-a observat tencuială desprinsă în două zone.”
• „La proba efectuată pe tronsonul indicat, presiunea a scăzut de la ___ la ___ în ___ minute.”
• „Conectorul prezintă urme vizibile de încălzire; circuitul a fost scos de sub tensiune.”
• „După ridicarea vehiculului s-a observat joc la roata dreapta-față; nu s-a stabilit încă piesa care îl produce.”

Formulări riscante:

• „Țeava este sigur spartă în perete”, dacă nu ai verificat traseul;
• „Clientul a ascuns problema”, dacă nu ai dovadă;
• „Instalația trebuie refăcută complet”, dacă doar o zonă a fost deschisă;
• „Nu e vina noastră”, înainte să compari constatarea cu ce ai ofertat și cu ce ai executat;
• „Clientul acceptă lucrarea suplimentară”, dacă raportul nu conține un accept distinct.

Poți folosi trei rubrici diferite:

Observație directă: ce s-a văzut, măsurat sau testat.
Cauză posibilă: ipoteză care mai cere verificare.
Concluzie confirmată: cine a stabilit-o, prin ce verificare și în ce limite.

Aceeași disciplină este utilă și în raportul înainte/după intervenție: fotografia arată o stare, nu dovedește singură cauza ori răspunderea.

Cele 12 rubrici ale unui raport care rezistă la verificare

Un formular de o pagină este suficient dacă fiecare rubrică răspunde unei întrebări reale.

1. Identificarea lucrării: client, adresă, numărul ofertei/devizului/contractului și comanda echipei.
2. Data, ora și autorul: cine a făcut constatarea și în ce rol.
3. Zona verificată: cameră, echipament, circuit, tronson, reper sau componentă.
4. Lucrarea care a dus la descoperire: ce operație aprobată se executa când a apărut situația.
5. Gradul de acces: ce a fost desfăcut și ce a rămas neverificat.
6. Observațiile directe: fapte, dimensiuni, valori, urme, zgomote ori coduri citite.
7. Dovezile: numerele fotografiilor, măsurătorile, proba ori fișa de diagnoză anexată.
8. Comparația cu lucrările convenite: poziția exactă din deviz și limita sau excluderea relevantă.
9. Măsura imediată: oprire locală, protecție provizorie, izolare, reasamblare sau nicio intervenție.
10. Efectul asupra lucrării: ce zonă poate continua, ce zonă rămâne oprită și ce termen este afectat.
11. Pașii propuși: verificare suplimentară, proiectant/specialist, opțiuni de remediere și deviz separat.
12. Decizia: aprobat, refuzat, amânat sau trimis spre evaluare, cu numele persoanei autorizate și momentul răspunsului.

Rubrica a opta este cea mai des uitată. „Nu era inclus” este o concluzie. Scrie dovada:

Devizul DV-___, poziția 4, include înlocuirea bateriei și a sifonului aparent.
Nu include intervenții asupra conductelor încastrate sau refaceri de finisaj.
Situația descrisă mai jos a devenit vizibilă după demontarea măștii.

Dacă documentul inițial nu conține limita pe care te bazezi, notează sincer că încadrarea comercială trebuie verificată. Nu pune echipa să decidă singură că orice operație fără linie separată este automat facturabilă.

Model de raport de constatare

Modelul de mai jos este un punct de pornire. Adaptează denumirile la meserie și la documentele contractului.

RAPORT DE CONSTATARE NR. ___
privind o situație identificată în timpul lucrării

Client/beneficiar: ___
Adresă / echipament / vehicul: ___
Ofertă/deviz/contract de bază: ___ din ___
Comandă de lucru: ___
Data și ora constatării: ___
Persoana care constată / rol: ___

1. Lucrarea aprobată aflată în execuție
___

2. Zona deschisă sau verificată
___
Zone care NU au fost deschise/verificate: ___

3. Situația observată
___

Măsurători/probe efectuate: ___
Anexe foto: F1-F___
Cauză posibilă, dacă este cazul: ___
Concluzie tehnică încă necesară: da / nu; de la ___

4. Comparația cu documentul acceptat
Poziția/clauza relevantă: ___
Încadrare: lucrare inclusă / exclusă expres / neclară / cerere nouă / de evaluat
Motivul încadrării: ___

5. Măsura imediată
___
Lucrările din zonă pot continua în siguranță: da / nu / numai pentru ___

6. Impact estimat
Termen: ___
Acces/materiale/specialist necesar: ___
Preț: nu este stabilit prin prezentul raport / deviz suplimentar anexat nr. ___

7. Propunerea transmisă
___

8. Decizia persoanei autorizate
[ ] solicită deviz suplimentar
[ ] aprobă devizul suplimentar nr. ___, valoare ___, termen ___
[ ] refuză lucrarea propusă și solicită ___
[ ] amână decizia până la ___
[ ] solicită verificare/proiect/aviz de la ___

Nume, rol și canal de confirmare: ___
Data și ora confirmării: ___

Semnături / confirmări anexate: ___

Observă formularea „prețul nu este stabilit prin prezentul raport”. Ea împiedică amestecarea a două momente: constatarea situației și acceptarea costului.

Pentru o intervenție care începe cu multe necunoscute, folosește de la început un deviz de intervenție urgentă cu plafon și aprobare. Plafonul acceptat poate reduce pauzele, dar nu transformă orice lucrare descoperită într-o sumă facturabilă automat; trebuie respectate obiectul lucrării, persoana care aprobă și limita valorică.

Fotografiile trebuie să răspundă la întrebări, nu doar să umple telefonul

O fotografie apropiată cu o pată maro nu spune unde este, cât de mare este sau ce s-a desfăcut. Fă o serie scurtă:

1. cadru larg cu zona și reperul;
2. cadru mediu cu componenta ori suprafața;
3. detaliu cu ruletă, etichetă sau punctul observat;
4. fotografia măsurătorii, dacă afișajul și metoda sunt relevante;
5. starea după protecția provizorie ori reasamblare.

Numerotează pozele și leagă-le de raport: F1 vedere generală, F2 racord după demontare, F3 zonă rămasă neverificată. Păstrează fișierele originale în dosarul lucrării, nu doar capturi comprimate din conversație. Ghidul despre fotografiile înainte, în timpul și după lucrare explică fluxul complet.

Dacă în cadru apar persoane, documente, numere de telefon, plăcuțe, obiecte personale ori detalii prin care cineva poate fi identificat, imaginile pot conține date cu caracter personal. Potrivit principiului reducerii la minimum a datelor din GDPR, fotografiază strict ce este necesar pentru constatare, limitează accesul și stabilește cât timp păstrezi imaginile. Un dosar tehnic nu justifică o galerie fără control.

Preț fix, estimare, cantități și regie: reguli diferite

Raportul trebuie să identifice regula de preț din documentul acceptat.

Preț estimat

Codul civil cere antreprenorului să justifice creșterea unei estimări și leagă obligația beneficiarului de a o suporta de lucrări ori servicii care nu puteau fi prevăzute la încheiere. Practic, raportul trebuie să arate:

• ce informații erau disponibile la ofertare;
• ce a devenit vizibil numai după desfacere sau test;
• de ce noua operație nu era calculată;
• ce cantități și pași au apărut;
• cum se formează noul preț.

Această justificare nu trebuie confundată cu aprobarea comercială. Trimite devizul suplimentar și cere o decizie clară înainte de execuție, mai ales când clientul este consumator.

Preț global (forfetar)

Dacă ai convenit un preț global (forfetar), faptul că firma a subestimat efortul pentru rezultatul deja promis nu îi dă automat dreptul să mărească prețul. Dacă apare o lucrare distinctă, în afara celor convenite, arată clar unde se termină oferta inițială și propune modificarea înțelegerii. Dacă obiectul lucrării este ambiguu, nu încerca să rezolvi ambiguitatea printr-o etichetă pusă de echipă.

Preț pe cantități sau în regie (timp și materiale)

Notează cantitatea măsurată, unitatea, tariful acceptat și documentele care justifică timpul ori materialele. O cantitate reală mai mare nu este aceeași problemă cu o lucrare nouă. Pentru diferențe, vezi comparația dintre preț global, deviz pe articole și timp plus materiale.

În relația cu un consumator, OG 21/1992 prevede dreptul de a plăti sume stabilite cu exactitate în prealabil și permite majorarea costurilor stabilite inițial numai cu acordul scris al consumatorului. OUG 34/2014 cere consimțământ explicit pentru plățile suplimentare față de prețul stabilit anterior. Tăcerea, faptul că omul a văzut echipa lucrând sau formula „era necesar” nu sunt un înlocuitor sigur pentru accept.

Siguranța se tratează înaintea prețului

Dacă echipa găsește conductor neprotejat, element instabil, scurgere cu risc, atmosferă periculoasă sau alt pericol grav și iminent, prioritatea nu este semnătura pentru preț. Oprești lucrul, retragi oamenii în zona sigură și aplici procedura firmei.

În raport separă:

• pericolul observat;
• zona oprită;
• măsura de protecție permisă și executată;
• persoanele anunțate;
• condiția necesară înainte de reluare;
• oferta pentru remediere, dacă firma este competentă și autorizată să o facă.

Nu folosi urgența ca să extinzi nelimitat comanda. Poate fi justificată o măsură imediată pentru siguranță sau limitarea unei daune, dar reparația definitivă, piesele și lucrările suplimentare trebuie delimitate și aprobate conform situației.

Dacă beneficiarul refuză recomandarea ori vrea continuarea în condiții improprii, urmează și pașii din raportul pentru refuzul recomandării tehnice. Semnătura clientului poate dovedi informarea și decizia lui; nu șterge obligațiile de siguranță ale firmei.

La construcții, raportul comercial nu înlocuiește documentele tehnice

Pentru o lucrare privată mică, raportul poate fi documentul operațional prin care biroul află ce s-a găsit și cere o decizie. La lucrările supuse regimului calității în construcții, soluția tehnică și acordul de continuare pot aparține unor participanți diferiți.

Legea 10/1995 cere executantului să sesizeze investitorul despre neconformitățile și neconcordanțele din proiect și să soluționeze neconformitățile, defectele ori neconcordanțele apărute în execuție numai pe baza soluțiilor stabilite de proiectant, cu acordul investitorului. Fazele determinante, lucrările care devin ascunse, dispozițiile de șantier, probele și recepția pot avea documente și participanți proprii, în funcție de lucrare și de reglementarea aplicabilă.

Așadar, nu redenumi raportul comercial:

• „dispoziție de șantier”, dacă nu este emisă de participantul competent și în forma cerută de procedura aplicabilă;
• „proces-verbal de lucrări ascunse”, dacă nu respectă procedura și participanții aplicabili;
• „expertiză tehnică”, dacă este doar observația echipei;
• „recepție”, dacă lucrarea nu se află în acel moment și regim.

Raportul poate deveni anexă la documentul tehnic ori la devizul suplimentar. Nu îl folosi ca scurtătură peste proiectant, diriginte, responsabilul tehnic cu execuția sau comisia de recepție atunci când aceștia sunt ceruți.

Patru exemple în care o propoziție schimbă decizia

Renovare

Slab: „Peretele este prost. Se adaugă 1.500 lei.”

Util:

După îndepărtarea faianței din zona dușului s-au desprins local și straturi
ale suportului pe aproximativ 2,4 mp. Devizul include demontarea placării,
dar nu include refacerea suportului sub stratul care nu era vizibil.
Zona rămâne oprită până la verificarea întinderii și acceptarea devizului
pentru pregătirea suportului. Lucrările din restul camerei pot continua: ___ .

Leagă decizia de devizul pentru renovări și transmite echipei lucrarea suplimentară aprobată prin comanda de lucru pentru renovări.

Instalații sanitare

Slab: „Trebuie schimbată toată țeava.”

Util:

După demontarea sifonului s-au observat urme de coroziune și umezeală la
racordul care intră în perete. Zona încastrată nu a fost deschisă și cauza
nu este confirmată. S-a oprit utilizarea obiectului sanitar și se propune
o verificare separată; reparația conductei încastrate nu este inclusă în
poziția 3 a devizului inițial.

După confirmare, costul intră într-un deviz pentru instalații sanitare, nu direct pe factura finală.

Instalații electrice

Slab: „Tabloul nu corespunde, trebuie refăcut.”

Util:

În timpul conectării circuitului nou s-au observat urme de încălzire la
borna ___ și izolație decolorată pe conductorul ___. Nu s-au verificat
celelalte circuite. Alimentarea zonei a fost oprită conform procedurii;
este necesară evaluarea de către persoana competentă înainte de reluare.
Oferta OE-___ include circuitul nou, nu și remedierea tabloului existent.

Propunerea ulterioară se descrie separat în devizul electric.

Service auto

Slab: „Mai trebuie braț și rulment. Clientul a fost anunțat.”

Util:

După ridicarea vehiculului pentru lucrarea aprobată la frâna față s-a
observat joc la roata dreapta-față. Nu s-a stabilit prin prezentul raport
componenta care îl produce. Clientului i s-a propus diagnoză suplimentară,
separată de înlocuirea plăcuțelor aprobată în comanda nr. ___ .

Diagnoza, piesele refuzate și aprobarea reparației se păstrează în devizul/comanda de service.

Mesajul care însoțește raportul

Nu trimite zece poze și întrebarea „ce facem?”. Dă clientului o decizie delimitată.

În timpul lucrării din devizul DV-___ am identificat situația descrisă în
raportul RC-___ anexat. Zona ___ a fost oprită; lucrările din zona ___ pot
continua conform devizului inițial.

Raportul consemnează starea observată și nu adaugă singur costuri. Pentru
următorul pas propunem: ___ . Devizul suplimentar este de ___ lei / va fi
transmis după verificarea ___ și schimbă termenul cu ___ .

Vă rugăm să confirmați una dintre opțiuni până la ___:
1. aprob devizul suplimentar nr. ___;
2. solicit doar protejarea/reasamblarea zonei;
3. solicit o verificare separată înainte de stabilirea prețului;
4. nu aprob lucrarea suplimentară și accept consecința descrisă: ___ .

Identifică persoana care are drept de aprobare. Pe un șantier, chiriașul, vecinul ori omul altei echipe poate arăta problema fără să poată modifica bugetul. Într-un service, șoferul poate preda mașina, iar aprobarea costului poate aparține administratorului flotei.

Ce păstrezi la dosar

La închiderea situației, dosarul ar trebui să arate firul deciziei fără explicații orale:

• documentul inițial și versiunea acceptată;
• comanda de lucru a echipei;
• raportul numerotat și anexele foto;
• măsurătorile, fișa de diagnoză sau opinia specialistului;
• mesajul de transmitere și dovada primirii;
• devizul suplimentar;
• acceptul, refuzul sau solicitarea de verificare;
• actul adițional, dacă se schimbă contractul;
• comanda actualizată;
• documentele de probă, predare și recepție aplicabile.

Pentru contractele cu consumatori, clauzele, prețul și costurile suplimentare trebuie prezentate clar. Ghidul despre obligațiile care nu pot fi scoase din contractul cu consumatorul oferă contextul pentru informare, servicii nesolicitate și clauze preformulate.

Greșeli care slăbesc raportul

Îl scrii după trei zile. Orele, ordinea operațiilor și cuvintele folosite se amestecă. Echipa completează faptele în aceeași zi.

Nu indici versiunea devizului. Compari situația cu un document care poate nu este cel acceptat.

Fotografiezi numai defectul. Fără cadru și reper, nu se poate stabili zona sau întinderea.

Pui prețul înainte de soluție. Uneori mai întâi ai nevoie de măsurătoare, proiectant, diagnoză ori desfacere controlată.

Aprobi prin persoana greșită. „A zis băiatul de la client” nu dovedește că bugetul a fost autorizat.

Amesteci suplimentarea cu remedierea. Defectul lucrării tale nu devine plătit doar pentru că l-ai trecut într-un raport nou.

Continui ca să nu pierzi ziua. După ce ai acoperit zona, dovada dispare, iar clientul primește costul ca fapt împlinit.

Transformi observația în expertiză. Scrie limita verificării și specialistul necesar.

Surse

Surse verificate la 21 iulie 2026.

• Codul civil, Legea nr. 287/2009 republicată, în special art. 1.170 și 1.270 privind buna-credință și forța obligatorie, art. 1.858-1.859 privind informarea beneficiarului și art. 1.865-1.867 privind prețul estimat, prețul raportat la lucrări și prețul forfetar.
• OG nr. 21/1992 privind protecția consumatorilor, în special art. 10 lit. b), c) și f), precum și art. 18-25, privind clauzele, prețurile și tarifele clare, serviciile nesolicitate, informarea și acordul pentru majorarea costului.
• OUG nr. 34/2014 privind drepturile consumatorilor, în special art. 4, 6-8 și 22 privind informațiile despre serviciu și preț, suportul durabil și consimțământul explicit pentru plățile suplimentare.
• Legea nr. 193/2000 privind clauzele abuzive, în special art. 1 și 4 privind formulările clare, fără echivoc, și clauzele preformulate care creează un dezechilibru semnificativ.
• OUG nr. 49/2009 privind libertatea de stabilire și libertatea de a presta servicii, în special art. 26-27 privind informațiile despre serviciu, preț, metoda de calcul și devizul suficient de detaliat.
• Legea nr. 10/1995 privind calitatea în construcții, forma consolidată, în special art. 13-17 și art. 25 privind verificarea calității, documentele, sesizarea neconformităților și soluțiile stabilite de proiectant cu acordul investitorului.
• HG nr. 273/1994 și Regulamentul privind recepția construcțiilor, pentru delimitarea raportului operațional de recepția, procesele-verbale și documentele tehnice aplicabile construcțiilor.
• Legea nr. 319/2006 a securității și sănătății în muncă, în special art. 7 și 11 privind prevenirea riscurilor, oprirea lucrului și retragerea în siguranță în caz de pericol grav și iminent.
• Regulamentul (UE) 2016/679 (GDPR), în special art. 5-6 privind legalitatea, limitarea scopului, reducerea la minimum a datelor și temeiul prelucrării.

---

Acest articol are caracter general informativ și nu constituie consultanță juridică sau tehnică. Pentru cazul concret, verifică cerințele contractuale, profesionale și tehnice cu persoanele și autoritățile competente înainte de a acționa.