Ofertă de mentenanță preventivă pentru o clădire mică

Administratorul unui magazin de 600 m² cere „mentenanță completă”. În spațiu sunt două aparate de climatizare, un tablou electric, un grup sanitar, o ușă automată, corpuri de iluminat, un mic depozit și câteva finisaje care se degradează. Vrea un preț lunar și spune că „nu sunt multe de făcut”.

Dacă trimiți doar o sumă și fraza „o vizită preventivă pe lună”, fiecare va înțelege altceva prin abonament. Clientul poate crede că intră orice defecțiune, orice piesă și orice chemare de seară. În calculul tău pot intra doar o inspecție vizuală, curățarea unor filtre și un raport. Prima avarie va arăta diferența.

O ofertă bună nu începe cu prețul. Începe cu clădirea reală: ce spații și echipamente intră în pachet, ce verifici, la ce interval, ce document predai și unde se oprește serviciul preventiv. Abia după aceea calculezi abonamentul.

Pentru magazine, cabinete, birouri și pensiuni mici, poți lega documentele într-un flux simplu, pornind din catalogul de mentenanță a clădirilor: constatarea inițială în raportul de inspecție, propunerea comercială în oferta de mentenanță, regulile recurente în contract și fiecare intervenție în comanda de lucru.

Dacă nu cunoști încă spațiul, începe cu raportul tehnic de la prima vizită. Dacă există deja un istoric, folosește raportul lunar al spațiului comercial pentru a vedea ce revine, ce s-a agravat și ce consumă efectiv timp. Oferta trebuie să se sprijine pe aceste date, nu pe presupunerea că două clădiri de aceeași suprafață cer aceeași muncă.

Mentenanța preventivă nu înseamnă „reparăm orice înainte să se strice”

În limbajul de lucru al unei firme mici, mentenanța preventivă înseamnă să verifici și să intervii planificat ca să limitezi degradarea și să reduci riscul unei defecțiuni. Buletinul Standardizării publicat de ASRO în iunie 2025 consemnează că standardul român SR EN 13306:2018, „Mentenanță. Terminologia mentenanței”, a fost aprobat în 2018 și tradus în română la 30 mai 2025. Oferta trebuie să traducă termenii în operațiuni pe care clientul le poate verifica.

Separă cel puțin patru lucruri:

Inspecția vizuală poate fi ea însăși parte a mentenanței preventive. O separi în ofertă pentru ca beneficiarul să vadă unde se termină observarea și unde încep măsurarea, remedierea ori lucrarea care cere personal autorizat.

Această delimitare te ferește de două promisiuni periculoase: că o privire lunară certifică întreaga clădire și că abonamentul acoperă automat orice reparație.

Legea nr. 10/1995 se aplică și construcțiilor existente și instalațiilor lor aferente. Art. 27 pune în sarcina proprietarilor, între altele, efectuarea la timp a lucrărilor de întreținere și reparații prevăzute în cartea tehnică sau rezultate din urmărirea comportării, păstrarea cărții tehnice și asigurarea urmăririi construcției. Contractul poate spune ce preia efectiv firma ta, dar nu transferă automat toate obligațiile proprietarului sau administratorului asupra prestatorului.

Nu trimite oferta înainte să ai inventarul minim

„Clădire de 600 m²” nu este o unitate de mentenanță. Două spații cu aceeași suprafață pot avea număr diferit de tablouri, grupuri sanitare, aparate HVAC, uși, corpuri de iluminat, zone cu public și ore de funcționare.

Înainte de preț, cere sau construiește un inventar cu:

• spațiile și destinația lor;
• programul de funcționare și intervalele în care se poate lucra;
• echipamentele, marca, modelul, seria și anul, unde sunt disponibile;
• starea observată și defectele deja cunoscute;
• documentele și manualele primite;
• garanțiile încă active și condițiile de service care trebuie respectate;
• verificările periodice existente și următoarele scadențe;
• zonele fără acces la vizita de ofertare;
• persoana care poate aproba lucrări și limita valorică până la care le poate aproba;
• intervențiile din ultimele 12 luni, dacă există istoric.

Un inventar scurt poate arăta astfel:

Nu ascunde starea inițială într-o anexă pe care clientul nu o citește. Dacă un echipament este deja defect, scrie că remedierea stării inițiale intră pe un deviz separat, înainte ca echipamentul să intre în pachet. Altfel, prima lună de „prevenție” devine o reparație gratuită a problemelor vechi.

Frecvența vine din documente și risc, nu din numele pachetului

O vizită lunară poate fi un ritm comercial util. Nu este însă o frecvență universală pentru toate operațiunile și nu înlocuiește termenele stabilite pentru fiecare echipament sau activitate.

Pentru fiecare poziție din ofertă, notează de unde vine intervalul:

1. cartea tehnică și instrucțiunile de exploatare ale construcției;
2. programul de urmărire aplicabil;
3. manualul și condițiile de garanție ale echipamentului;
4. evaluarea riscurilor și măsurile SSM ale locului de muncă;
5. cerințele tehnice și legale pentru fiecare instalație;
6. istoricul real de defecte și condițiile de utilizare;
7. frecvența comercială agreată pentru observații și raportare.

Normativul P 130-2025, aprobat prin Ordinul MDLPA nr. 770/2025, privește urmărirea comportării în exploatare pe durata de viață a construcțiilor. Urmărirea curentă se efectuează la intervalele din instrucțiunile de urmărire curentă, dar nu mai rar de o dată pe an și obligatoriu după evenimentele deosebite prevăzute de normativ. Nu prezenta abonamentul lunar drept dovada că ai îndeplinit toate obligațiile de urmărire a construcției dacă serviciile, personalul și documentația contractului nu acoperă acea activitate.

Când spațiul este loc de muncă, HG nr. 1.091/2006 cere angajatorului să asigure întreținerea tehnică a locului de muncă, a echipamentelor și a dispozitivelor, corectarea cât mai curând posibil a neconformităților care pot afecta securitatea și sănătatea, curățarea regulată a echipamentelor și dispozitivelor vizate și verificarea periodică a celor de securitate. Oferta poate sprijini aceste măsuri, dar nu trebuie să inventeze un calendar identic pentru orice magazin sau cabinet.

Scrie în anexă o matrice simplă:

Dacă nu ai primit documentul care stabilește intervalul, nu completa din memorie. Scrie „de stabilit după primirea manualului/cărții tehnice/raportului specialistului” și tratează analiza inițială ca etapă separată, cu preț propriu.

Fiecare activitate inclusă are nevoie de limită și rezultat

„Verificare instalații” este prea larg. O activitate trecută în ofertă trebuie să răspundă la cinci întrebări:

Ce element verificăm?
Ce operațiune facem concret?
Până unde putem merge fără desfacere sau specialist?
Ce rezultat primește clientul?
Ce se întâmplă dacă găsim o problemă?

Compară:

Inclus: verificare instalații sanitare.

cu:

Inclus la vizita lunară: inspecție vizuală a obiectelor sanitare, racordurilor și
robineților accesibili din grupul sanitar; observarea pierderilor, urmelor de umezeală,
fixărilor slăbite și accesului la robinetul de izolare; probă funcțională uzuală fără
demontare. Rezultat: constatare în raport, fotografii relevante și recomandare.
Nu include: desfaceri, localizare în trasee mascate, probe de presiune, piese,
desfundări sau reparații. Acestea se execută după constatare și aprobare separată.

A doua formulare poate fi calculată, executată și verificată. Prima poate însemna orice.

Pentru probleme sanitare, leagă recomandarea de raportul de constatare și apoi de devizul de instalații sanitare. Pentru electric, folosește raportul de inspecție și verificare și devizul electric. Pentru climatizare, rezultatul tehnic poate intra în raportul de service HVAC, iar reparația în devizul HVAC.

Pune pe aceeași pagină ce incluzi și ce facturezi separat

Clientul nu trebuie să combine trei anexe ca să afle dacă o pompă este inclusă. Folosește o matrice scurtă.

Excluderile trebuie să fie reale, nu o încercare de a înlătura orice răspundere. „Prestatorul nu răspunde de nimic” nu clarifică serviciul. Spune ce nu ai inspectat, ce nu ai voie să execuți, ce depinde de acces, ce cere diagnostic și ce se aprobă separat.

Consumabilele „mici” îți pot mânca marja

„Consumabile incluse” poate ajunge să însemne filtre, baterii, becuri, silicon, siguranțe, agenți de curățare, coliere și orice piesă pe care clientul o consideră ieftină.

Ai trei variante ușor de controlat:

• listă închisă, cu cantitate pe lună sau pe an;
• plafon valoric, cu raportarea consumului;
• materiale facturate separat, cu adaosul și aprobarea stabilite.

Exemplu:

Incluse: materiale auxiliare de fixare și etanșare folosite la operațiunile preventive
enumerate, în limita cumulată de 100 de lei fără TVA pe lună.

Neincluse: filtre, corpuri de iluminat, aparataj electric, robineți, pompe, motoare,
agenți frigorifici, substanțe speciale și orice piesă cu serie sau compatibilitate
specifică. Prestatorul transmite opțiunea, prețul și termenul înainte de comandă.

Nu cumpăra o piesă doar pe baza unui mesaj ambiguu. Deschide o comandă de lucru care arată piesa, prețul sau plafonul, termenul, cine aprobă și ce se întâmplă cu piesa veche ori cu returul.

Timpul de răspuns nu este timpul de remediere

Clientul cere adesea „intervenție în maximum două ore”. Întreabă ce înseamnă:

• confirmarea că ai primit sesizarea;
• evaluarea la distanță;
• plecarea echipei;
• sosirea la adresă;
• punerea în siguranță;
• diagnosticul;
• remedierea completă.

Nu poți promite în aceeași frază sosire și reparație dacă piesa, accesul, autorizarea sau cauza sunt necunoscute.

O formulare mai sigură este:

Sesizările urgente transmise la numărul contractual se confirmă în maximum 30 de minute
în intervalul 08:00-18:00. Prestatorul face trierea și comunică timpul estimat de sosire.
Ținta de sosire în municipiu este de 4 ore pentru sesizările încadrate ca urgente și
primite în intervalul de acoperire convenit. Termenul de remediere se comunică după
diagnostic și nu include automat timpul de procurare a pieselor sau intervenția unei
persoane autorizate din afara pachetului.

Dacă vinzi disponibilitate după program, separă taxa de gardă, deplasarea și manopera. Ghidul despre mentenanța cu intervenții urgente arată cum să nu promiți un serviciu 24/7 cu o echipă care lucrează doar ziua. Pentru costul minim al ieșirii, vezi și tariful de deplasare și prima oră.

Oferta nu înlocuiește autorizațiile și competențele cerute

Chiar și într-o clădire mică poți întâlni instalații electrice și sanitare, climatizare, gaze și echipamente supuse unor regimuri speciale, alături de cerințe de apărare împotriva incendiilor, SSM și de execuție a lucrărilor de construcții. Un singur prestator poate coordona intervențiile, dar asta nu înseamnă că orice tehnician le poate executa pe toate.

Legea nr. 319/2006 stabilește obligațiile angajatorului privind evaluarea riscurilor, planul de prevenire și protecție, instrucțiunile și măsurile pentru pericol grav și iminent. Abonamentul de mentenanță poate susține aceste măsuri, dar nu transferă firmei de mentenanță obligațiile clientului în calitate de angajator și nu înlocuiește organizarea activităților de prevenire și protecție.

Pentru apărarea împotriva incendiilor, Legea nr. 307/2006 stabilește obligații proprii administratorului sau conducătorului instituției. Legea mai prevede că proiectarea, executarea, verificarea, întreținerea și repararea sistemelor și instalațiilor, precum și verificarea, întreținerea și repararea altor mijloace tehnice destinate apărării împotriva incendiilor, se fac de persoane autorizate. Poți nota că lipsește un stingător sau că o cale este blocată și poți transmite constatarea. Nu scrie „verificare PSI completă” dacă pachetul nu cuprinde exact activitățile, documentele și personalul cerut. Înainte să incluzi o asemenea lucrare, verifică domeniul concret în lista de autorizări publicată de CNSIPC.

În ofertă, folosește trei coloane:

Dacă folosești subcontractori, spune cine îi programează, cine aprobă prețul, cine emite documentul și cine răspunde de remediere. Clientul nu trebuie să descopere după semnare că „mentenanța completă” era doar un număr de telefon către alte firme.

Calculează abonamentul din ore și obligații, nu din prețul concurentului

Un calcul minim poate porni de aici:

abonament lunar =
  timp pentru vizitele planificate
+ timp pentru raportare și urmărire
+ deplasări
+ coordonarea specialiștilor și a subcontractorilor
+ capacitate rezervată pentru sesizări
+ consumabile incluse
+ administrare și arhivare
+ rezervă pentru variația normală a pachetului
+ marjă

Exemplu orientativ de calcul intern, nu tarif de piață:

Nu calcula doar cele trei ore petrecute la adresă. Dacă raportul, apelurile, parcarea, preluarea cheilor și oferta pentru reparații consumă încă patru ore, ele fac parte din serviciu.

Pentru alegerea între abonament fix, tarif pe intervenție și model hibrid, vezi contractul anual de mentenanță. Pentru o clădire cu istoric incomplet, modelul hibrid este adesea mai ușor de ținut sub control: abonamentul acoperă prevenția și raportarea, iar reparațiile și piesele se execută pe devize aprobate.

Raportul lunar este produsul vizibil al abonamentului

Clientul nu vede întotdeauna o defecțiune evitată. Vede însă dacă primește un document care spune ce ai făcut și ce trebuie decis.

Raportul ar trebui să conțină:

• data, intervalul și tehnicianul;
• zonele, echipamentele și elementele verificate;
• operațiunile preventive efectuate;
• valori sau stări măsurate numai unde metoda și competența permit;
• fotografii indexate;
• probleme noi, recurente și închise;
• prioritate, responsabil și termen propus;
• materiale folosite din plafon;
• zone fără acces;
• lucrări recomandate și aprobarea cerută;
• ce rămâne de urmărit la vizita următoare.

Nu transforma raportul în reclamă cu toate rubricile „OK”. Raportul lunar al spațiului comercial arată cum separi P1, P2 și P3, cum numerotezi pozele și cum urmărești o problemă de la o lună la alta. Dacă ai făcut o intervenție concretă, documentează starea prin raportul înainte și după, nu doar printr-o bifă în raportul general.

Fotografiile pot surprinde persoane, numere de înmatriculare, date de contact, documente sau ecrane. Când imaginile permit identificarea unei persoane, intră în joc regulile GDPR: ai nevoie, între altele, de un temei legal, un scop determinat, date limitate la ce este necesar, măsuri de securitate și o perioadă de păstrare justificată. Clarifică în ofertă sau contract de ce faci fotografiile, cine decide scopul și perioada de păstrare, cine are acces, pe ce canal le transmiți și cine informează persoanele surprinse, atunci când este cazul. Nu lăsa pozele la nesfârșit pe telefoanele echipei.

Un calendar de 12 luni trebuie să rămână adaptabil

Calendarul arată clientului că abonamentul nu este o vizită repetată mecanic. Nu fixa însă operațiuni tehnice fără baza lor documentară.

Exemplu pentru un spațiu comercial mic:

În calendar, marchează separat scadențele venite din manuale, cartea tehnică, evaluări sau reglementări. Dacă termenul se schimbă după o intervenție ori după înlocuirea echipamentului, actualizezi anexa; nu lași vechea frecvență doar pentru că oferta a fost făcută în ianuarie.

Structura unei oferte care poate deveni contract

Oferta poate rămâne scurtă dacă răspunde clar la următoarele puncte:

1. clientul, clădirea sau spațiul și adresa;
2. scopul serviciului și rezultatul urmărit;
3. inventarul inclus și starea inițială;
4. activitățile, frecvențele și limitele;
5. calendarul de vizite și accesul;
6. raportarea și documentele predate;
7. consumabilele, piesele și plafoanele;
8. sesizările, urgențele și timpii definiți;
9. personalul propriu și lucrările trimise către specialiști sau subcontractori;
10. excluderile și ipotezele de preț;
11. abonamentul, tarifele suplimentare și plata;
12. valabilitatea ofertei și pasul de acceptare.

Un rezumat comercial poate suna astfel:

Obiectiv: magazin și depozit, conform inventarului Anexa A.

Pachet lunar inclus:
- o vizită planificată de maximum 3 ore, în intervalul 07:00-10:00;
- turul vizual și operațiunile din Anexa B;
- raport cu fotografii, priorități și registrul problemelor;
- maximum 30 de minute pe lună pentru trierea sesizărilor la distanță;
- materiale auxiliare din lista Anexa C, maximum 100 de lei fără TVA pe lună.

Separat:
- reparații corective și vizite suplimentare;
- piese, filtre și materiale neincluse în Anexa C;
- măsurători, verificări sau lucrări care cer personal autorizat, dacă nu au fost incluse explicit în Anexa B;
- intervenții în afara programului;
- lucrări în zone neinventariate ori fără acces la ofertare.

După fiecare vizită: raport în maximum o zi lucrătoare.
Lucrările suplimentare: numai după deviz sau în limita plafonului aprobat în scris, de ___ lei.

După acceptare, mută aceste reguli în contractul de mentenanță. Potrivit Codului civil, contractul valabil încheiat obligă părțile; tocmai de aceea, anexele trebuie să fie identificabile, iar acceptul trebuie să arate versiunea, prețul și perioada. Un „da” pe un mesaj fără oferta anexată poate lăsa neclar ce a fost acceptat.

Greșeli care fac abonamentul imposibil de apărat

Pui „mentenanță completă” în titlu și limitele doar la final. Clientul cumpără promisiunea mare și citește greu excluderea mică.

Dai prețul din suprafață. Suprafața nu arată numărul de echipamente, accesul, programul sau starea lor.

Preiei defectele vechi în abonament. Prima lună devine o campanie de reparații pe banii tăi.

Scrii frecvențe rotunde fără sursă. „Lunar” nu înlocuiește manualul, cartea tehnică sau termenul special aplicabil.

Promiți verificări în afara competenței. Raportul vizual nu devine buletin tehnic doar pentru că are antet și semnătură.

Incluzi „consumabile mici” fără listă sau plafon. Disputa nu va fi despre 10 lei, ci despre toate piesele pe care clientul le consideră mici.

Promiți remediere în două ore. Poți controla confirmarea și mobilizarea; nu controlezi întotdeauna piesa, accesul și specialistul.

Nu incluzi raportarea în calcul. Fotografiile, redactarea, urmărirea și programările consumă ore reale.

Nu scrii cine aprobă. Persoana care deschide ușa nu este automat persoana care poate accepta un deviz.

Nu actualizezi oferta după primele luni. Istoricul poate arăta că frecvența, plafonul sau echipamentele sunt greșite. Revizuiește documentat, nu absorbi diferența la nesfârșit.

Regula de teren

Înainte să trimiți prețul, verifică dacă poți completa fără presupuneri propoziția:

Pentru suma de ___ lei/lună verificăm echipamentele și elementele ___, facem operațiunile ___ la
frecvențele ___, predăm dovada ___, răspundem la sesizări în ___, includem
materialele ___ până la plafonul ___, iar reparațiile și lucrările de specialitate ___ se aprobă separat.

Dacă rămân trei spații goale, nu ai încă o ofertă. Ai doar un preț lunar care așteaptă prima dispută.

Surse

• Legea nr. 10/1995 privind calitatea în construcții, în forma consolidată aplicabilă din 13 martie 2026, în special domeniul de aplicare pentru construcții și instalații aferente, comportarea în exploatare și obligațiile proprietarilor privind întreținerea, reparațiile, cartea tehnică și urmărirea construcției.
• Normativul P 130-2025 privind urmărirea comportării în exploatare a construcțiilor, aprobat prin Ordinul MDLPA nr. 770/2025, pentru programarea, efectuarea și documentarea urmăririi curente și speciale, inclusiv intervalul minim anual al urmăririi curente, fără confundarea lor cu un simplu abonament comercial.
• HG nr. 1.091/2006 privind cerințele minime de securitate și sănătate pentru locul de muncă, în special art. 8 privind întreținerea tehnică, corectarea neconformităților, curățarea echipamentelor și dispozitivelor și verificarea celor de securitate.
• Legea nr. 319/2006 a securității și sănătății în muncă, pentru evaluarea riscurilor, planul de prevenire și protecție, instrucțiuni, competențe și măsuri în caz de pericol grav și iminent.
• Legea nr. 307/2006 privind apărarea împotriva incendiilor, în forma consolidată aplicabilă din 8 mai 2026, inclusiv modificările intrate în vigoare la 13 martie 2026 privind obligațiile administratorului/conducătorului și activitățile care trebuie realizate de persoane autorizate.
• CNSIPC, „Autorizarea persoanelor juridice”, pagină publicată la 10 aprilie 2025 și consultată la 11 iulie 2026, pentru domeniile în care persoanele juridice sunt autorizate să efectueze lucrări de apărare împotriva incendiilor.
• Buletinul Standardizării ASRO, iunie 2025, pentru înregistrarea standardului SR EN 13306:2018, „Mentenanță. Terminologia mentenanței”, aprobat în 2018 și tradus în limba română la 30 mai 2025.
• Codul civil, Legea nr. 287/2009 republicată, în forma consolidată aplicabilă din 3 mai 2026, pentru formarea și forța obligatorie a contractului și regulile contractului de antrepriză aplicabile serviciilor și lucrărilor contractate.
• Regulamentul (UE) 2016/679, GDPR, pentru limitarea la scop, minimizarea, securitatea și durata păstrării datelor personale care pot apărea în rapoarte și fotografii.

---

Folosește acest ghid ca structură de lucru, nu ca înlocuitor pentru consultanță juridică, tehnică, SSM, PSI sau de protecția datelor. Pentru oferta concretă, verifică documentația clădirii și a echipamentelor, regimul fiecărei instalații și competențele sau autorizările necesare.